Pourquoi des lignes manquent-elles dans le Registre Unique du Personnel ?

En bref

le Registre Unique du Personnel (RUP) de quarksUp ne se recalcule pas depuis zéro. Chaque actualisation complète le registre en avançant dans le temps, à partir de la date d'événement la plus récente déjà inscrite. Une embauche ou une sortie saisie après coup, avec une date plus ancienne, ne remontera donc jamais par actualisation. Ce n'est presque jamais un problème de paramétrage : pour inscrire ces événements, utilisez l'import du registre.

Comment le registre est‑il alimenté ?

Le registre est une obligation légale : toute entrée et toute sortie de personnel y sont inscrites par établissement, dans l'ordre chronologique.

Dans quarksUp, le bouton [Actualiser] de la page Registre du personnel lit les historiques de poste des collaborateurs et en déduit les entrées et les sorties. Les lignes produites sont enregistrées : elles restent modifiables tant qu'elles ne sont pas validées, puis sont figées par la validation.

Le registre du personnel et le registre stagiaire fonctionnent ensemble : la réinitialisation et la fenêtre d'actualisation portent sur les deux à la fois.

Que vérifier en premier quand une ligne manque ?

Comparez deux dates :

la date de l'événement manquant (entrée ou sortie) ;
la date d'événement la plus récente présente au registre, registre du personnel et registre stagiaire confondus.

Pourquoi une actualisation ne fait‑elle pas remonter un événement ancien ?

Chaque actualisation balaie une période bornée :

Date de début : le lendemain de la date d'événement la plus récente déjà présente au registre. Un registre vierge démarre au 1er janvier de la troisième année civile précédente (par exemple au 1er janvier 2023 en 2026). Ce n'est pas « 3 ans glissants ».
Date de fin : la date du jour, moins un délai de temporisation. Ce délai laisse une marge de correction avant l'inscription d'un mouvement. Il est commun à toute l'instance ; pour connaître sa valeur, adressez‑vous à votre administrateur ou à votre interlocuteur quarksUp.

La date de début est calculée sur les deux registres et tous les types d'événement. Exemple : une ligne de registre stagiaire datée du 1er mars empêche la remontée d'une entrée employé datée du 1er février, dans le même espace.

La date de début fonctionne à la journée. Si deux événements ont lieu le même jour et qu'un seul est inscrit, le second ne remontera pas par actualisation.

Toute saisie rétroactive (poste créé après coup, date de fin renseignée tardivement) porte une date d'événement antérieure à cette borne. Le registre n'est pas en erreur : il est en avance sur la donnée.

Pourquoi certains collaborateurs ne sont‑ils jamais inscrits ?

Un poste ne produit une ligne que si son type de contrat figure dans l'une des deux listes paramétrées sur l'espace : « Registre du Personnel » ou « Registre Stagiaire ».

Un type de contrat absent des deux listes est exclu sans aucune alerte. Un poste sans type de contrat aussi.
Un type de contrat ajouté après coup ne fait pas remonter les collaborateurs déjà embauchés : leur date d'événement est derrière la borne.
Un type de contrat présent dans les deux listes est classé au registre stagiaire.

Complétez vos listes de types de contrat avant la toute première actualisation.

Pourquoi un mouvement semble‑t‑il manquer alors que le collaborateur est bien présent ?

Les entrées et sorties sont détectées par établissement, pas par société. Une mobilité entre deux établissements de la même société produit une sortie et une entrée, sans rupture de contrat.
Des historiques de poste incohérents ou superposés, sans « trou » entre deux postes, empêchent la détection d'un mouvement. Dans ce cas, c'est la donnée source à corriger, pas le registre.

À quoi servent les cinq boutons de la page ?

[Actualiser] : Supprime les lignes non validées de la période balayée, puis les régénère. ⚠️ Les nouvelles lignes prennent le statut de validation de la dernière ligne enregistrée. Sur un registre déjà validé, elles naissent validées, donc figées. Rien ne le signale à l'écran.
[Réinitialiser] : Dévalide les lignes à partir de la date choisie (incluse), sur les deux registres. ⚠️ Ne fait pas remonter d'événement : il rend seulement les lignes modifiables ou supprimables.
[Valider] : Valide les lignes sélectionnées. Une ligne validée ne peut plus être modifiée ni supprimée.
[Supprimer] : Supprime les lignes sélectionnées. Sur une ligne validée, rien ne se passe, sans message d'erreur.
[Générer] : Produit l'export du registre. Seules les lignes validées sont exportées, un seul registre à la fois : deux exports sont nécessaires pour les deux registres.

Comment protéger une saisie manuelle, comme le tuteur d'un stagiaire ?

Certains champs, comme le tuteur du registre stagiaire, n'existent que par saisie directe sur la ligne du registre.

⚠️ Validez la ligne après votre saisie. Tant qu'elle n'est pas validée et que sa date est dans la période balayée, la prochaine actualisation la supprime et la régénère depuis les historiques de poste, en effaçant votre saisie sans avertissement.

Comment inscrire un événement que l'actualisation ne fera plus remonter ?

Utilisez l'import du registre (type d'import CompanyRegister), disponible depuis l'écran d'import standard, sans passer par le support. Il ajoute directement une ligne au registre, sans modifier les lignes existantes. C'est aussi la seule voie pour inscrire un événement antérieur au 1er janvier de la troisième année civile précédente.

⚠️ Le produit ne contrôle pas ces points : vérifiez votre fichier avant de lancer l'import.

Renseignez la date d'événement sur chaque ligne. Une ligne sans date n'est pas rejetée : elle est inscrite au 01/01/1900. Si son statut est vide, elle naît validée. La retirer impose de dévalider tout le registre de l'espace.
Vérifiez la colonne société. C'est elle qui détermine l'espace de destination, pas votre contexte de connexion. Une société erronée inscrit la ligne dans un autre espace.
Renseignez explicitement le statut de validation. Une colonne vide produit des lignes validées, donc figées.
Importez par ordre chronologique croissant. Une ligne récente importée en premier devient la nouvelle référence de l'actualisation et bloque tout ce qui précède. Laissez l'actualisation traiter la période récente avant d'importer.

Que faire si de nombreuses lignes récentes manquent ?

Si de nombreuses lignes récentes manquent alors que les historiques de poste sont corrects, contactez le support quarksUp avant toute suppression de lignes. Une telle opération a des effets irréversibles :

⚠️ toute ligne supprimée est régénérée depuis les historiques de poste : les saisies manuelles (tuteur, agence d'intérim…) sont définitivement perdues ;
⚠️ un registre vidé en totalité ne se reconstitue qu'à partir du 1er janvier de la troisième année civile précédente : l'antériorité devient irrécupérable par actualisation.

💡 Exportez toujours votre registre avant une telle opération : c'est votre seule sauvegarde.

Questions fréquentes

J'ai cliqué plusieurs fois sur Actualiser, la ligne ne remonte toujours pas. Pourquoi ? Sa date est antérieure à la dernière date inscrite au registre, tous registres confondus. Inscrivez‑la par import.
Le bouton Réinitialiser remet‑il le registre à zéro ? Non. Il dévalide seulement des lignes pour les rendre modifiables. Il ne fait remonter aucun événement.
Pourquoi mes nouvelles lignes sont‑elles déjà validées ? Elles prennent le statut de la dernière ligne enregistrée : sur un registre validé, elles naissent validées.
Pourquoi certaines lignes n'apparaissent‑elles pas dans mon export ? Seules les lignes validées sont exportées, et un seul registre à la fois.
Ma saisie du tuteur a disparu, pourquoi ? La ligne n'était pas validée : l'actualisation l'a régénérée. Validez la ligne après chaque saisie manuelle.