Pourquoi la génération d'une facture Campus échoue-t-elle ("Client/payeur inconnu") ?

En bref — Les messages « Génération annulée car il n’y a pas de ligne de vente valide » et « Client/payeur inconnu » sont génériques : ils recouvrent plusieurs causes. Ces causes relèvent de deux familles : une société mal déclarée dans le référentiel clients de votre espace Campus, ou une ligne de vente incomplète. La cause la plus fréquente est une société de facturation qui n’est pas déclarée comme cliente de l’espace. Suivez la checklist ci-dessous dans l’ordre.

Quelles sont les deux familles de causes ?

Famille A — Référentiel clients : La société impliquée n’est pas correctement déclarée dans l’espace Organisme (ex. société non déclarée cliente, doublon, piège OPCO, société supprimée ou inactivée).

Famille B — Données de vente : Le référentiel est correct, mais la ligne de vente est incomplète ou incohérente (ex. société de facturation vide, reliquat à zéro, statuts de facturation absents, ordre de saisie).

Que vérifier, et dans quel ordre ?

Société de facturation renseignée — Ouvrez la session, onglet Prévisions de ventes. Le champ Société de facturation doit être renseigné sur chaque ligne concernée. (famille B)
Reliquat supérieur à 0 — Le reliquat (quantité restant à facturer) doit être strictement supérieur à 0. Sinon, la prestation est considérée comme déjà facturée. (famille B)
Société déclarée cliente — Dans l’administration de votre espace Campus, menu Clients, vérifiez que la société de facturation y figure, active et sans doublon. (famille A)
Cas OPCO — Si le type de client est OPCO, trois conditions sont nécessaires : le prestataire est coché « OPCO », il est déclaré Client, et il est désigné comme « Organisme financeur » sur la société de l’employé. (famille A)
Statuts de facturation — Dans les paramètres de facturation de l’espace, des statuts doivent exister pour les documents « Facture » et « Avoir ». (famille B)
Changement d’entité — Si rien de ce qui précède n’explique le blocage, vérifiez si le collaborateur a changé d’entité entre son inscription et la facturation. (famille A)

⚠️ Si la société est bien cliente et que le blocage persiste, vérifiez les statuts de facturation (étape 5) avant toute autre recherche. Le message peut vous orienter à tort vers la société d’un nouveau participant, alors que ce sont les statuts qui manquent.

Pourquoi une société visible sur la fiche du stagiaire est‑elle « inconnue » ?

Une société peut exister dans votre instance et apparaître sur la fiche du stagiaire sans être déclarée comme cliente de l’espace Campus. Dans ce cas, la génération échoue.

Points à contrôler dans le menu Clients :

la société légale de l’employé est déclarée cliente ;
si le Payeur d’une ligne de vente a été remplacé manuellement par une autre société, celle‑ci est aussi déclarée cliente ;
il n’existe pas deux fiches pour la même société, dont une invalide : la ligne de vente peut pointer vers la mauvaise ;
la société n’a pas été supprimée ou inactivée entre l’inscription et la facturation.

⚠️ Avoir « OPCO » dans le libellé d’une société ne suffit pas : les trois conditions de l’étape 4 sont nécessaires.

💡 Déclarez vos sociétés clientes dès la mise en place de l’espace Campus : c’est un prérequis à toute facturation.

Comment débloquer un reliquat à zéro ?

Le cas le plus courant : une facture a été supprimée depuis la liste des documents de vente, avec la réponse Non à la question « Voulez‑vous mettre à jour les reliquats ? ». Le reliquat reste alors à 0 et aucune nouvelle facture ne peut être générée.

Pour corriger depuis l’interface :

Ouvrez le bulletin d’inscription de chaque participant concerné.
Sur chaque ligne de vente, modifiez le champ Reliquat pour restituer la quantité à facturer.
Relancez la génération de facture.

⚠️ Si le tarif est configuré Par session, le montant est réparti automatiquement entre les inscrits. Modifier à la main le reliquat d’un seul stagiaire désynchronise cette répartition et peut produire des montants inattendus.

💡 Lors d’une suppression de facture, répondez Oui à la mise à jour des reliquats si vous souhaitez pouvoir refacturer.

Que faire si le collaborateur a changé d’entité ?

La société de facturation est enregistrée au moment de l’inscription. Elle ne suit pas automatiquement un changement d’entité du collaborateur.

Corrigez la société de facturation sur les inscriptions encore actives : en espace Campus, une société non corrigée peut conduire à facturer la mauvaise entité, y compris une entité fermée.
Si la vente reste rattachée à la mauvaise entité et ne peut pas être corrigée depuis l’interface, contactez le support quarksUp.

Quelles autres erreurs de saisie peuvent bloquer la génération ?

Ordre de saisie : sur une ligne de vente, modifiez toujours le Payeur avant la Société de facturation. L’ordre inverse peut provoquer une erreur bloquante.
Tarif désactivé : si l’article ou le tarif hérité du catalogue a été désactivé, il ne peut plus s’appliquer à la ligne de facturation. Contactez le support quarksUp si vous suspectez ce cas.
Tarif modifié sur le programme : un nouveau tarif saisi sur la fiche Programme ne s’applique pas aux sessions déjà ouvertes. Le tarif n’est hérité qu’à la création de la session.

Questions fréquentes

Le message « Client/payeur inconnu » signifie‑t‑il toujours que la société n’est pas cliente ? Non. C’est la cause la plus fréquente, mais un reliquat à zéro ou des statuts de facturation absents peuvent aussi bloquer la génération.

Où déclarer une société comme cliente ? Dans l’administration de votre espace Campus, menu Clients.

Pourquoi ne puis‑je plus facturer après avoir supprimé une facture ? Vous avez probablement répondu Non à la mise à jour des reliquats. Restituez la quantité dans le champ Reliquat des lignes de vente, puis relancez la génération.

Un client OPCO bloque la facturation alors qu’il est bien déclaré client. Pourquoi ? Vérifiez aussi qu’il est coché « OPCO » et désigné comme « Organisme financeur » sur la société de l’employé.

Modifier un tarif sur le programme corrige‑t‑il les sessions en cours ? Non. Le tarif n’est repris qu’à la création d’une session.