Quelle est la différence entre le Référentiel Connaissances et le REC, et comment isoler plusieurs REC ?

En bref : quarksUp propose deux façons d’organiser l’évaluation des compétences :

le Référentiel Connaissances est centré sur le collaborateur : les compétences attendues sont rattachées à sa fiche, quel que soit son emploi ;
le Référentiel Emplois Compétences (REC) est centré sur l’emploi : les compétences évaluées dépendent de l’emploi occupé par le collaborateur.

Pour créer plusieurs REC réellement indépendants, il faut créer un Type de REC distinct pour chacun, avant de créer le REC. Deux REC du même Type partagent leurs emplois.

Quelle est la différence entre le Référentiel Connaissances et le REC ?

	Référentiel Connaissances	REC
Logique	Centré sur le collaborateur	Centré sur l’emploi
Rattachement	Un seul référentiel par fiche employé	Selon l’emploi occupé à la date de référence de la campagne
Contenu	Compétences, niveau requis, qualification (facultative), matrice et type	Compétences, niveau requis, qualification, mais aussi emplois successeurs, habilitations obligatoires, descriptions, missions et activités
Structure	Liste de compétences	Filières > Familles > Emplois, indépendante de votre arbre organisationnel
Versionnement	Aucun : toute modification écrase l’historique	Par emploi : Brouillon > Actif > Archivé

Le choix dépend de votre stratégie compétences : évaluez-vous l’individu, ou l’emploi qu’il occupe ?

Quels prérequis faut-il avant de créer un référentiel de compétences ?

Quelle que soit l’approche, les éléments suivants doivent exister dans les référentiels système :

les domaines et sous-domaines de compétences ;
les types de compétences ;
les matrices d’évaluation (barèmes) ;
la liste des compétences ;
la liste de qualification.

Si un élément manque, la configuration est bloquée en aval.

⚠️ Renseignez les valeurs Min et Max de chaque compétence. Une compétence dont la matrice a des valeurs Min et Max laissées à 0 provoque une erreur bloquante à l’ouverture des entretiens. L’erreur n’apparaît pas à la création de la compétence, seulement à l’usage.

Quelles sont les précautions avec le Référentiel Connaissances ?

Toute modification du référentiel écrase les évaluations passées, sans alerte. Il n’existe pas d’historique de version.
Remplacer le référentiel associé à un collaborateur coupe l’accès à ses évaluations précédentes. Les données ne sont pas supprimées, mais elles ne sont plus accessibles depuis le module Compétences.

Comment fonctionne le cycle de vie d’un emploi dans le REC ?

Chaque emploi suit son propre cycle : Brouillon > Actif > Archivé. Seul un emploi Actif est utilisable dans un entretien, même si le REC lui-même est actif.

Vous pouvez créer une nouvelle version d’un emploi en cours de campagne sans risque. L’entretien utilise toujours la dernière version Active avant la date de début de la campagne. Pour un collaborateur ajouté au périmètre après le lancement, c’est la dernière version Active avant sa date d’ajout au périmètre.

Conséquence : un emploi activé après cette date n’est pas pris en compte. Ses compétences ne remontent pas dans l’entretien.

⚠️ Mobilité en cours de campagne. Si le collaborateur change de poste et que son nouvel emploi n’a pas encore de compétences dans le REC, l’entretien affiche le nouvel intitulé de poste mais conserve les compétences de l’ancien. C’est une incohérence visible, mais non bloquante.

⚠️ Dévalidation d’un entretien après un changement de poste. Si vous ramenez un entretien à un statut précédent alors que l’emploi a changé dans le REC entre-temps, l’entretien est rattaché à la nouvelle version de l’emploi. Toutes les évaluations déjà saisies sont alors effacées de façon irréversible.

💡 Un emploi peut être affiché dans le REC sous un sous-domaine différent de celui défini sur sa fiche. C’est un paramétrage possible du REC, pas une anomalie.

Comment isoler plusieurs REC grâce au Type de REC ?

Chaque REC est obligatoirement rattaché à un Type de REC à sa création. Deux valeurs existent par défaut :

Référence	Libellé	Usage
`Knowledge`	Référentiel connaissances	Référentiel Connaissances
`Job`	Référentiel emploi	REC standard

⚠️ Deux REC du même Type partagent leurs emplois. Toute modification d’un emploi dans l’un (nouvelle version, mise à jour des compétences) se répercute sur l’autre. C’est le fonctionnement standard : les deux REC sont deux vues d’un même référentiel d’emplois.

Pour obtenir des REC réellement indépendants (par exemple un par filiale, avec les mêmes intitulés d’emplois mais des compétences propres) :

Créez un Type de REC distinct pour chaque REC, dans les référentiels système. Le référentiel Type de REC accepte vos propres valeurs en plus des deux valeurs par défaut.
Créez ensuite le REC en sélectionnant ce Type.

Trois règles à respecter dès la création du Type :

La référence du Type doit commencer par Job, par exemple JobFR, Job_France, JobSite1.
La référence du Type, ajoutée à la référence de l’emploi, ne doit pas dépasser 64 caractères. Au-delà, l’ajout de l’emploi au REC échoue. Choisissez une référence de Type courte : JobFR plutôt que JobFilialeNordEurope.
Un REC ne peut pas changer de Type après sa création. Si l’isolation n’a pas été prévue dès le départ, la seule solution est de recréer le REC avec le bon Type.

Faut-il un REC unique ou un REC par filiale ?

Une campagne d’entretien ne fonctionne qu’avec un seul REC. Deux architectures sont possibles quand les compétences évaluées varient selon le contexte (filiale, BU, métier) :

	REC unique	Un REC par contexte
Principe	Toutes les compétences possibles dans un seul REC. L’évaluateur renseigne « N/A » pour celles hors contexte	Un Type de REC et un REC par contexte
Avantage	Une seule campagne à gérer	Référentiels épurés, évaluation ciblée
Inconvénient	Formulaire plus chargé, discipline de saisie requise	Autant de campagnes que de REC, et affectation de chaque collaborateur à la bonne campagne à votre charge

Le choix dépend du volume de compétences, du nombre de contextes, et de votre capacité à gérer plusieurs campagnes en parallèle.

Pourquoi les compétences n’apparaissent-elles pas dans un entretien ?

Étape 0 : identifiez le référentiel évalué. Ouvrez le formulaire, puis module Compétences > onglet Paramétrage > champ Informations évaluées. Ce champ prend l’une de deux valeurs, et chacune mène à des vérifications différentes.

💡 Indice avant d’ouvrir le paramétrage :

si les compétences manquent pour certains collaborateurs seulement, sans lien avec leur emploi, pensez au Référentiel connaissances ;
si elles manquent pour tous les collaborateurs d’un même emploi, pensez au REC.

Si le champ vaut « Référentiel connaissances » : sur la fiche employé, onglet Informations générales, vérifiez le champ Référentiel des connaissances hors emploi. S’il est vide, le module s’affiche sans compétences. C’est la cause la plus fréquente. Le REC de la campagne n’intervient pas dans ce cas.

Si le champ vaut « Référentiel emploi », vérifiez dans l’ordre :

l’emploi est au statut Actif dans le REC ;
sa date d’activation est antérieure à la date de début de la campagne ;
le REC est sélectionné dans les paramètres de la campagne ;
l’emploi porte des compétences associées ;
les valeurs Min et Max des compétences sont renseignées.

Si l’emploi est absent du REC, sans compétences associées ou non actif, l’absence de compétences dans l’entretien est le comportement attendu.

Si l’emploi a été activé après le début de la campagne, la correction dépend de l’état de l’entretien :

Entretien encore vide : retirez le collaborateur du périmètre de la campagne, puis ajoutez-le de nouveau. L’entretien est régénéré avec la version active de l’emploi.

⚠️ Assurez-vous auparavant qu’aucune saisie n’a été faite : sortir le collaborateur du périmètre efface ce qui a été saisi.

Entretien déjà renseigné : contactez le support quarksUp.

Questions fréquentes

Peut-on modifier un emploi du REC pendant une campagne ?
Oui. La campagne utilise la version Active à sa date de début (ou à la date d’ajout du collaborateur au périmètre). Une nouvelle version créée ensuite n’affecte pas les entretiens de la campagne.

Comment créer un REC indépendant pour une filiale ?
Créez d’abord un Type de REC dédié, dont la référence commence par Job, puis créez le REC avec ce Type. Sans Type distinct, les emplois sont partagés avec les autres REC du même Type.

Peut-on changer le Type d’un REC existant ?
Non. Il faut recréer le REC avec le bon Type.

Peut-on ajouter une compétence pendant l’entretien ?
Pas nativement. Les compétences évaluées viennent du référentiel. Si le besoin existe, un module Tableau avec des champs texte libres peut servir de solution de contournement.

Une campagne peut-elle utiliser plusieurs REC ?
Non. Une campagne ne fonctionne qu’avec un seul REC.