À quoi sert un groupe de profils dans quarksUp ?
Un groupe de profils rassemble plusieurs profils pour simplifier le ciblage des menus, portails, documents, workflows et communications.
Dans quarksUp, un groupe de profils rassemble plusieurs profils utilisateurs sous un même ensemble. Il permet de cibler plus facilement une population d'utilisateurs sans devoir sélectionner chaque profil un par un.
Un groupe de profils ne remplace pas le profil utilisateur : le profil détermine les droits et le périmètre d'accès, tandis que le groupe de profils sert à regrouper plusieurs profils pour appliquer certains paramétrages ou cibler certaines règles.
À quoi sert un groupe de profils ?
Un groupe de profils permet principalement de simplifier le paramétrage lorsque plusieurs profils doivent être traités de la même manière.
Il peut notamment servir à :
- cibler des utilisateurs pour l'envoi de notifications ou de communications ;
- publier un document auprès d'une population donnée ;
- publier un menu ou un portail auprès de plusieurs profils ;
- définir quels profils sont concernés par certaines règles ou certains workflows ;
- mutualiser des paramètres communs entre plusieurs profils.
Par exemple, un groupe de profils Managers peut regrouper plusieurs profils de responsables afin de leur donner accès aux mêmes raccourcis, menus ou portails.
Différence entre profil et groupe de profils
Un profil utilisateur détermine ce qu'une personne peut voir et faire dans quarksUp. Il est lié à des droits, à un espace, à un périmètre et éventuellement à des dates de validité.
Un groupe de profils rassemble plusieurs profils pour faciliter le ciblage ou le paramétrage.
Un utilisateur peut avoir les bons droits dans son profil, mais ne pas voir un bouton, un menu, un portail ou un document si son profil n'appartient pas au groupe de profils ciblé.
Exemples d'utilisation
Regrouper des profils similaires
Un groupe peut rassembler des profils qui répondent au même besoin fonctionnel. Par exemple :
- plusieurs profils RH ;
- plusieurs profils managers ;
- plusieurs profils collaborateurs ;
- des profils équivalents utilisés dans différents espaces.
Cela permet de maintenir un paramétrage cohérent pour une population donnée.
Publier un menu ou un portail
Les groupes de profils peuvent être utilisés pour définir qui voit un menu ou un portail.
Par exemple, un portail dédié aux managers peut être publié auprès d'un groupe de profils Managers. Tous les profils inclus dans ce groupe peuvent alors être ciblés par cette publication.
Publier des documents ou contenus
Un groupe de profils peut aussi servir à définir quels profils peuvent consulter un document ou un contenu publié.
Cette logique permet d'éviter de paramétrer la visibilité profil par profil lorsque plusieurs profils doivent accéder au même contenu.
Définir des règles de workflow
Dans certains paramétrages, les groupes de profils peuvent être utilisés pour déterminer quels profils sont autorisés à déclencher une action, recevoir une étape ou intervenir dans un workflow.
Si une action attendue n'apparaît pas pour un utilisateur, il peut donc être nécessaire de vérifier le groupe de profils utilisé dans le workflow.
Bonnes pratiques
- nommez les groupes de profils de manière claire ;
- vérifiez régulièrement les profils inclus dans chaque groupe ;
- évitez d'ajouter un même profil à plusieurs groupes si cela peut créer une ambiguïté ;
- contrôlez le groupe de profils ciblé lors de la publication d'un menu, d'un portail, d'un document ou d'un workflow ;
- testez la visibilité avec un compte représentatif du profil concerné.
Si un profil appartient à plusieurs groupes, certaines règles peuvent devenir plus difficiles à comprendre ou à maintenir. En cas de doute, vérifiez quel groupe est utilisé dans le paramétrage concerné.
Que vérifier si un utilisateur ne voit pas un élément attendu ?
- le profil actuellement utilisé par l'utilisateur ;
- l'espace dans lequel l'utilisateur se trouve ;
- le périmètre attribué à son profil ;
- les droits configurés dans la vue de droits associée ;
- l'appartenance du profil au bon groupe de profils ;
- la publication du menu, du portail, du document ou du workflow auprès du bon groupe.
À retenir
Un groupe de profils sert à regrouper plusieurs profils pour simplifier le ciblage et le paramétrage dans quarksUp.
Il est particulièrement utile pour publier des menus, portails ou documents, définir des règles de workflow et gérer des paramètres communs à plusieurs profils. Pour diagnostiquer un problème de visibilité, pensez toujours à vérifier le profil, l'espace, le périmètre et le groupe de profils ciblé.