Comment archiver ou désactiver une entité qui n'a plus d'employés sans perdre les données historiques ?

Problème

Une entité de la structure organisationnelle n'a plus d'employés actifs, mais doit être conservée pour préserver les données historiques associées : collaborateurs sortés, paie, entretiens, formations, documents ou autres informations RH.

Dans ce cas, l'objectif est de ne plus utiliser l'entité au quotidien, tout en conservant l'historique rattaché à cette partie de l'organisation.

Pourquoi éviter de supprimer une entité ?

Une entité peut être liée à de nombreuses données dans quarksUp.

Elle peut notamment être associée :

à des collaborateurs actifs ou sortés ;
à des postes ;
à des campagnes ;
à des entretiens ;
à des formations ;
à des documents ;
à des historiques RH ;
à des périmètres de droits.

Supprimer une entité peut donc avoir un impact sur la consultation des données historiques ou sur la cohérence de l'organisation. Il est généralement préférable de la conserver, de la désactiver ou de l'isoler selon les possibilités de votre environnement.

Avant toute suppression d'entité, vérifiez toujours les données historiques associées. Une suppression peut avoir des conséquences importantes sur la visibilité ou la conservation de l'historique.

Que se passe-t-il si l'entité reste dans l'organisation ?

Si une entité sans employés actifs reste présente dans la structure, elle peut continuer à apparaître dans certains référentiels, listes ou filtres.

Cela peut être utile pour conserver l'historique, mais moins pratique si l'entité ne doit plus être utilisée pour de nouveaux rattachements.

Selon votre configuration, vous pouvez donc choisir de :

conserver l'entité telle quelle ;
la désactiver si une option existe ;
l'archiver si cette possibilité est disponible ;
la déplacer dans une zone ou un niveau dédié aux entités inactives ;
limiter son usage dans les nouveaux rattachements.

Solution 1 : désactiver ou archiver l'entité si l'option existe

Si votre environnement propose une option Désactiver ou Archiver sur les entités, utilisez-la pour retirer l'entité des usages actifs tout en conservant les données associées.

Cette option permet généralement de ne plus proposer l'entité dans certains usages courants, tout en préservant son historique.

Les libellés exacts et les possibilités disponibles peuvent varier selon votre configuration.

Solution 2 : isoler les entités inactives

Si aucune option d'archivage ou de désactivation n'est disponible, une solution consiste à regrouper les entités inactives dans une partie dédiée de la structure organisationnelle.

Par exemple, votre organisation peut prévoir une zone ou un niveau dédié aux entités qui ne sont plus utilisées au quotidien.

Cette approche permet de :

conserver l'historique ;
éviter de supprimer des données liées ;
limiter la confusion avec les entités actives ;
identifier plus facilement les entités qui ne doivent plus recevoir de nouveaux collaborateurs.

Solution 3 : vérifier les rattachements avant toute modification

Avant de modifier une entité, vérifiez si elle est encore utilisée.

Contrôlez notamment :

les collaborateurs encore rattachés à l'entité ;
les collaborateurs sortis ou historiques ;
les postes associés ;
les campagnes ou workflows liés ;
les documents ou données historiques ;
les périmètres de droits qui incluent cette entité ;
les managers ou profils qui consultent cette partie de l'organisation.

Cette vérification évite de rendre certaines données difficiles à retrouver après modification.

Quel impact sur les données historiques ?

Les données historiques restent généralement liées au contexte dans lequel elles ont été créées.

Si une entité est désactivée, archivée ou isolée, les données rattachées peuvent rester consultables selon :

le profil de l'utilisateur ;
l'espace utilisé ;
le périmètre attribué ;
les droits configurés ;
le module concerné ;
le rattachement historique des collaborateurs.

Si une donnée n'apparaît plus après la modification d'une entité, cela peut venir d'un changement de visibilité plutôt que d'une suppression.

Que vérifier si un historique semble manquant ?

Si certaines données historiques ne sont plus visibles, vérifiez :

l'entité à laquelle les données étaient rattachées ;
l'espace dans lequel elles ont été créées ;
le profil de l'utilisateur qui consulte ;
son périmètre ;
les droits associés au module concerné ;
les éventuels filtres appliqués dans les listes ou tableaux ;
le rattachement actuel ou historique du collaborateur.

Dans de nombreux cas, l'information existe toujours, mais elle n'est plus visible depuis le même espace, la même entité ou le même périmètre.

Bonnes pratiques

Pour conserver les données historiques tout en clarifiant votre organisation :

évitez de supprimer une entité qui a déjà été utilisée ;
privilégiez la désactivation, l'archivage ou l'isolement lorsque c'est possible ;
documentez les entités qui ne doivent plus être utilisées ;
vérifiez les rattachements avant toute modification ;
contrôlez les impacts sur les droits, périmètres et listes de collaborateurs ;
contactez votre administrateur ou le support quarksUp en cas de doute.

À retenir

Une entité sans employés actifs peut rester importante pour conserver l'historique RH.

Avant de la supprimer, vérifiez toujours les données qui lui sont associées. Lorsque c'est possible, privilégiez une désactivation, un archivage ou un regroupement dans une zone dédiée afin de préserver les données historiques et de maintenir une structure organisationnelle lisible.