Comment associer une vue de droits à un profil ?

Dans quarksUp, une vue de droits regroupe les permissions applicables à une fonctionnalité. Pour que ces permissions s'appliquent à des utilisateurs, la vue doit être associée à un profil utilisateur.

Cette association permet de relier les droits configurés dans la vue au profil concerné. Les utilisateurs disposant de ce profil bénéficient ensuite des droits associés, selon leur espace, leur périmètre et les dates de validité du profil.

Avant de commencer

la vue de droits existe déjà ;
elle correspond bien à la fonctionnalité concernée ;
les droits de lecture, création, modification, suppression ou accès aux groupes de colonnes ont été contrôlés ;
le profil utilisateur à configurer existe déjà ;
le profil doit bien disposer de ces droits dans l'espace et le périmètre concernés.

Une vue de droits est un modèle de permissions. Elle devient effective pour les utilisateurs uniquement lorsqu'elle est associée à un profil.

Étape 1 : accéder à la liste des profils

Depuis l'interface quarksUp, accédez au menu de gestion des profils, puis ouvrez la liste des profils. Sélectionnez ensuite le profil utilisateur que vous souhaitez configurer. Il peut s'agir, par exemple, d'un profil collaborateur, manager, RH, administrateur local ou d'un profil personnalisé créé pour votre organisation.

Étape 2 : ouvrir la configuration des droits du profil

Une fois le profil sélectionné, ouvrez l'onglet ou la section dédiée aux droits ou aux fonctionnalités. C'est dans cette partie que vous pouvez définir quelle vue de droits doit être utilisée pour chaque fonctionnalité concernée.

Étape 3 : associer la vue de droits à la fonctionnalité

Pour chaque fonctionnalité à paramétrer :

identifiez la fonctionnalité concernée ;
ouvrez le champ permettant de sélectionner une vue de droits ;
choisissez la vue de droits adaptée ;
vérifiez que la vue sélectionnée correspond bien au niveau d'accès attendu pour ce profil.

Une même vue peut techniquement être utilisée par plusieurs profils. Toutefois, si les profils doivent évoluer différemment, il est préférable d'utiliser une vue dédiée à chaque profil.

Avant de réutiliser ou de modifier une vue existante, vérifiez les profils qui l'utilisent déjà. Une modification apportée à une vue partagée peut impacter tous les profils associés à cette vue.

Étape 4 : enregistrer les modifications

Après avoir associé la vue de droits au profil, enregistrez les modifications. Les droits deviennent alors applicables aux utilisateurs disposant de ce profil, en tenant compte :

de l'espace dans lequel le profil est attribué ;
du périmètre associé au profil ;
des dates de début et de fin éventuelles ;
des autres paramétrages liés aux groupes de profils, menus, portails, documents ou workflows.

Bonnes pratiques

utilisez une vue dédiée lorsque les besoins du profil sont spécifiques ;
évitez de partager une même vue entre plusieurs profils si les droits doivent être maintenus séparément ;
documentez clairement l'usage de chaque vue de droits ;
testez les droits avec un compte représentatif du profil concerné ;
évitez de tester uniquement avec un compte Admin, car il peut afficher davantage d'options qu'un utilisateur standard ;
vérifiez aussi le groupe de profils si l'accès attendu concerne un menu, un portail, un document ou un workflow.

Que vérifier si les droits ne s'appliquent pas ?

Si un utilisateur ne dispose pas des droits attendus après association de la vue, vérifiez :

que la bonne vue de droits est associée à la bonne fonctionnalité ;
que le profil est bien attribué à l'utilisateur ;
que le profil est actif à la date concernée ;
que l'utilisateur se trouve dans le bon espace ;
que son périmètre couvre bien les données attendues ;
que les groupes de profils sont correctement configurés si l'accès dépend d'une publication, d'un menu, d'un portail ou d'un workflow.

À retenir

Associer une vue de droits à un profil permet d'appliquer les permissions configurées dans la vue aux utilisateurs concernés par ce profil. Pour garantir un paramétrage fiable, vérifiez toujours la cohérence entre la fonctionnalité, la vue de droits, le profil, l'espace et le périmètre.