Comment attribuer des documents à l'ensemble des collaborateurs et suivre leur lecture dans quarksUp ?
Guide pour diffuser un document à tous les employés via la base documentaire et activer le suivi de lecture
Contexte / Problème
Il est parfois nécessaire de diffuser un document (note interne, procédure, charte, règlement intérieur, etc.) à l'ensemble des collaborateurs et de s'assurer que chacun l'a bien lu et/ou accusé réception. quarksUp propose une fonctionnalité de base documentaire permettant de gérer cette diffusion avec un suivi de lecture.
Solution pas-à-pas
Étape 1 : Ajouter le document dans la base documentaire
- Accéder au module Base documentaire (depuis le menu Administration ou le module RH selon votre configuration).
- Cliquer sur Ajouter un document et télécharger le fichier (PDF, Word, etc.).
- Renseigner le titre, la catégorie et une description si besoin.
Étape 2 : Définir la population et activer le suivi de lecture
- Dans les propriétés du document, définir la visibilité : choisir « Tous les collaborateurs » ou sélectionner un périmètre spécifique (entité, population).
- Activer l'option Suivi de lecture (ou « Confirmation de lecture » selon votre version quarksUp). Cette option oblige le collaborateur à cocher une case « Lu et approuvé » lors de l'ouverture du document.
- Enregistrer et publier le document pour qu'il soit visible dans l'espace collaborateur.
Étape 3 : Suivre la lecture
- Depuis la base documentaire, accéder aux statistiques de lecture du document : la liste des collaborateurs qui l'ont ouvert et validé est disponible.
- Il est possible d'exporter ce suivi au format Excel pour un contrôle RH.
- Une relance manuelle peut être envoyée aux collaborateurs n'ayant pas encore lu le document via le bouton « Envoyer une relance » (selon la configuration).
Notes / Avertissements
- La fonctionnalité de suivi de lecture doit être activée dans le paramétrage de la base documentaire. Si elle n'apparaît pas, contacter le support quarksUp pour vérifier si elle est incluse dans votre contrat.
- Les collaborateurs voient le document dans leur espace personnel quarksUp (portail collaborateur). S'assurer que le portail est bien publié et accessible pour les profils concernés.
- Le suivi de lecture n'est disponible que pour les documents publiés en mode Avec confirmation de lecture. Un document en lecture libre ne génère pas de trace.
- Pour une diffusion à des collaborateurs sans accès numérique, cette fonctionnalité ne peut pas remplacer une signature physique.