Comment attribuer des droits à un profil utilisateur ?

Comprendre la logique des droits

Dans quarksUp, les droits d'un utilisateur définissent ce qu'il peut voir et faire dans la plateforme. Ils ne sont pas attribués directement à l'utilisateur : ils sont configurés dans des vues de droits, puis associés à un profil utilisateur.

Un profil peut ensuite être attribué à un utilisateur sur un espace et un périmètre donnés. C'est cette combinaison qui détermine concrètement les fonctionnalités, les données et les actions accessibles.

Les droits sont organisés autour de trois éléments

1. La fonctionnalité : le module ou l'écran concerné, par exemple les collaborateurs, les absences, la formation ou les documents.
2. La vue de droits : le modèle de droits qui définit les actions autorisées sur cette fonctionnalité.
3. Le profil utilisateur : le profil auquel la vue est associée pour appliquer les droits aux utilisateurs concernés.

Une vue de droits peut notamment contrôler :

• la consultation des informations ;
• la création de données ;
• la modification de données ;
• la suppression de données ;
• l'accès à certains groupes de colonnes ou informations visibles ;
• certaines actions disponibles dans l'interface.

Étape 1 : créer ou dupliquer une vue de droits

Avant d'attribuer des droits à un profil, vous devez disposer d'une vue de droits adaptée au besoin.

Depuis l'interface d'administration, accédez au paramétrage des vues de droits, puis choisissez l'une des options suivantes :

• créer une nouvelle vue de droits si le besoin est spécifique ;
• dupliquer une vue existante si un profil proche existe déjà et que vous souhaitez l'adapter.

La duplication permet de gagner du temps, mais elle doit être utilisée avec précaution : la vue obtenue doit ensuite être vérifiée et ajustée pour correspondre exactement au profil cible.

Étape 2 : configurer les droits dans la vue

Dans la vue de droits, configurez les droits nécessaires pour chaque fonctionnalité concernée.

Selon le paramétrage disponible, vous pouvez par exemple définir si le profil pourra :

• voir une information ;
• créer un élément ;
• modifier une donnée ;
• supprimer un enregistrement ;
• accéder à certains groupes de colonnes ;
• utiliser certaines actions ou certains boutons.

L'objectif est d'accorder uniquement les droits nécessaires au rôle concerné. Un profil collaborateur, un profil manager et un profil RH n'ont généralement pas besoin du même niveau d'accès.

Étape 3 : associer la vue de droits au profil utilisateur

Une fois la vue de droits configurée, elle doit être associée au profil utilisateur concerné.

1. Accédez au menu des Profils utilisateurs.
2. Sélectionnez le profil à configurer.
3. Ouvrez l'onglet ou la section dédiée aux fonctionnalités.
4. Associez la vue de droits préparée à la fonctionnalité correspondante.
5. Enregistrez les modifications.

Les droits deviennent alors applicables aux utilisateurs qui disposent de ce profil, sous réserve de leur espace, de leur périmètre et des dates de validité du profil.

Bonnes pratiques

• privilégier une vue dédiée par profil lorsque les besoins sont différents ;
• éviter de partager une même vue entre plusieurs profils si leurs droits doivent évoluer séparément ;
• vérifier les profils impactés avant toute modification d'une vue existante ;
• tester les droits avec un compte représentatif du profil concerné ;
• éviter de valider les droits avec un compte Admin, car il peut afficher davantage d'options qu'un utilisateur standard ;
• vérifier le profil, l'espace et le périmètre en cas de problème d'accès.

Que vérifier si les droits ne semblent pas corrects ?

Si un utilisateur ne voit pas une fonctionnalité, un bouton, un menu ou une donnée attendue, vérifiez les points suivants :

1. le profil actuellement utilisé par l'utilisateur ;
2. l'espace dans lequel il se trouve ;
3. le périmètre associé au profil ;
4. la vue de droits associée à la fonctionnalité concernée ;
5. les groupes de colonnes visibles dans cette vue ;
6. l'appartenance du profil au bon groupe de profils, si l'accès dépend d'une publication, d'un menu, d'un portail ou d'un workflow.

À retenir

Attribuer des droits à un profil utilisateur consiste à configurer une vue de droits, puis à l'associer au profil concerné. Cette configuration permet de gérer précisément les accès aux fonctionnalités et aux données dans quarksUp.

Pour une configuration fiable, vérifiez toujours la cohérence entre la fonctionnalité, la vue de droits, le profil, l'espace et le périmètre.