Comment attribuer un profil utilisateur à un collaborateur ?

Attribuer un profil utilisateur à un collaborateur permet de définir ce que cette personne peut voir et faire dans quarksUp, dans un espace et sur un périmètre donnés.

Cette attribution est utile lorsqu'un collaborateur doit disposer d'accès spécifiques, par exemple en tant que manager, RH, gestionnaire formation, responsable paie, administrateur local ou autre profil personnalisé.

Avant de commencer

Avant d'attribuer un profil à un collaborateur, vérifiez que :

le profil utilisateur existe déjà ;
les droits associés au profil sont correctement configurés ;
le collaborateur concerné existe dans quarksUp ;
l'espace d'attribution est identifié ;
le périmètre à appliquer est connu ;
les dates de validité du profil sont définies si nécessaire.

Pour comprendre les accès d'un utilisateur, vérifiez toujours trois éléments : son profil, son espace et son périmètre.

Étape 1 : accéder à la fiche du collaborateur

Depuis quarksUp, recherchez le collaborateur concerné, puis ouvrez sa fiche.

L'attribution d'un profil se fait depuis la fiche du collaborateur, afin de rattacher le profil directement à la personne concernée.

Étape 2 : ajouter un profil utilisateur

Dans la fiche du collaborateur, accédez à la section permettant de gérer les profils ou les rôles de l'utilisateur.

Ajoutez ensuite le profil à attribuer au collaborateur.

Selon le paramétrage de votre environnement, il peut s'agir :

d'un profil système, comme collaborateur ou manager ;
d'un profil personnalisé, comme RH, gestionnaire formation ou responsable paie ;
d'un profil d'administration, si la personne doit disposer d'accès avancés.

Le profil Admin donne accès à des fonctions sensibles. Il doit être attribué uniquement aux personnes qui ont besoin d'intervenir sur la configuration ou la gestion avancée de la plateforme.

Étape 3 : renseigner les dates de validité

Lors de l'attribution du profil, renseignez :

une date de début ;
une date de fin, si le profil doit être temporaire.

La date de début permet de déterminer à partir de quand le profil devient actif. La date de fin permet de limiter l'attribution dans le temps, par exemple pour une mission temporaire ou un remplacement.

Étape 4 : sélectionner l'espace concerné

Sélectionnez ensuite l'espace dans lequel le profil doit s'appliquer.

Un même profil peut produire des effets différents selon l'espace concerné. Il est donc important de choisir l'espace correspondant au contexte dans lequel le collaborateur doit disposer de ces droits.

Étape 5 : définir le périmètre

Le périmètre détermine les entités ou sous-entités sur lesquelles le profil s'applique.

Selon la structure de votre organisation, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs entités. Lorsque vous sélectionnez une entité, ses sous-entités peuvent être incluses dans le périmètre. Vous pouvez ensuite ajuster la sélection si certains éléments ne doivent pas être couverts.

Le périmètre est essentiel : si un collaborateur ne voit pas certaines données ou ne peut pas effectuer certaines actions, cela peut venir d'un périmètre trop restreint.

Étape 6 : enregistrer l'attribution

Une fois le profil, les dates, l'espace et le périmètre renseignés, enregistrez les modifications.

Le profil devient alors applicable au collaborateur selon les informations saisies. Les droits disponibles dépendent ensuite :

des vues de droits associées au profil ;
de l'espace sélectionné ;
du périmètre attribué ;
des groupes de profils auxquels le profil appartient ;
des menus, portails, documents ou workflows publiés auprès de ces groupes.

Tester les accès après attribution

Après avoir attribué un profil, il est recommandé de vérifier que les accès correspondent bien au besoin.

Contrôlez notamment que le collaborateur peut :

accéder aux modules attendus ;
voir les données prévues ;
utiliser les boutons ou actions nécessaires ;
accéder aux menus, portails ou documents publiés pour son groupe de profils ;
ne pas accéder aux informations qui doivent rester restreintes.

Évitez de tester uniquement avec un compte Admin, car il peut afficher davantage d'options qu'un utilisateur standard.

Que vérifier si les accès ne sont pas corrects ?

Si le collaborateur ne dispose pas des accès attendus, vérifiez :

le profil actuellement utilisé ;
l'espace dans lequel le collaborateur se trouve ;
le périmètre attribué au profil ;
les dates de validité du profil ;
les droits configurés dans la vue de droits associée ;
l'appartenance du profil au bon groupe de profils ;
la publication des menus, portails, documents ou workflows auprès du bon groupe.

Dans de nombreux cas, un problème d'accès vient d'un écart entre le profil, l'espace ou le périmètre attribué.

À retenir

Attribuer un profil utilisateur à un collaborateur permet de lui donner des accès adaptés à son rôle dans quarksUp.

Pour une attribution fiable, renseignez toujours le profil, l'espace, le périmètre et les dates de validité avec attention. En cas de problème d'accès, commencez par vérifier ces trois éléments : profil, espace et périmètre.