Comment configurer le périmètre d'un document de fusion selon son mode de déclenchement ?

En bref : le paramétrage du périmètre d’un document de fusion (les profils autorisés à le générer) est inversé selon son mode de déclenchement.

Génération manuelle : renseignez les profils ou groupes de profils autorisés.
Génération par workflow : laissez les champs Profils et Groupes de profils vides, car c’est le workflow qui définit qui génère le document.

Confondre ces deux logiques est la cause la plus fréquente des erreurs d’accès sur les documents de fusion.

Quels sont les deux modes de déclenchement d’un document de fusion ?

	Génération manuelle	Génération par workflow
Qui déclenche	L’utilisateur, depuis la fiche de l’objet concerné (par exemple l’onglet Documents de la fiche employé)	Une action de workflow (validation d’une inscription, d’une absence…)
Champs Profils / Groupes de profils	À renseigner obligatoirement	À laisser vides
Où trouver le document	Dans l’onglet Documents de la fiche	Sur les actions du workflow auquel il est rattaché, pas dans l’onglet Documents
Si le périmètre est mal configuré	Document invisible pour tout le monde	Erreur d’accès au moment de la génération, ou document qui ne sort jamais

Comment configurer un document en génération manuelle ?

Dans le périmètre du document, renseignez explicitement les profils ou groupes de profils autorisés à le voir et à le générer. Chaque document peut avoir un périmètre différent.
Publiez le document sur le ou les espaces concernés.

⚠️ Un document en génération manuelle sans aucun profil renseigné n’est visible par personne.

Comment configurer un document déclenché par un workflow ?

Laissez les champs Profils et Groupes de profils du document vides. L’acteur qui génère le document est déjà défini dans l’action du workflow : il ne faut pas le redéfinir dans le document.
Publiez le document sur le ou les espaces concernés. Vérifiez aussi qu’il est actif.

Pourquoi laisser le périmètre vide ? Deux filtres s’appliquent en même temps : celui du workflow (qui peut déclencher l’action) et celui du document (qui peut le générer). Un document sans profil renseigné est ouvert à tous, et c’est alors le workflow seul qui décide. Dès qu’un profil est renseigné dans le document, lui seul peut le générer. Si l’action est réalisée par une personne dont le profil n’y figure pas, le document ne sort pas, sans qu’aucun écran ne le signale.

💡 Un document rattaché à un workflow n’apparaît pas dans l’onglet Documents de l’objet concerné. Il est proposé uniquement sur les actions du workflow auxquelles il est rattaché, par exemple les actions du suivi administratif d’une session de formation.

Peut-on utiliser le même modèle en manuel et dans un workflow ?

Oui, mais il faut alors deux entrées distinctes dans les documents de fusion, chacune avec son propre périmètre :

l’une avec des profils renseignés, pour la génération manuelle ;
l’autre sans profil, pour le workflow.

Comment configurer les destinataires d’un e-mail rattaché à une notification ?

Les destinataires se définissent sur la notification elle-même, dans son périmètre (profil, groupe de profils ou employé). Le modèle e-mail ne doit pas servir à élargir ce ciblage. Si vous y renseignez des destinataires, l’e-mail peut partir à l’ensemble des profils concernés de l’entreprise, sans respecter le périmètre souhaité.

Pour cibler la ligne hiérarchique de l’employé, utilisez l’option « Périmètre de l’employé » de la notification. Son effet dépend du type de notification : il est pris en compte sur les notifications liées aux employés (absences, dates employé…), mais pas sur celles liées aux sessions de formation.

Combien de modèles par défaut une action de workflow peut-elle avoir ?

Un seul. Une action de workflow ne peut avoir qu’un seul modèle de document par défaut. Il est impossible d’en attribuer plusieurs, y compris via la publication.

Quelles erreurs éviter ?

Le document ne sort pas, sans aucune alerte. Le document est le modèle par défaut d’une action, mais l’utilisateur qui exécute l’action n’a pas accès au document. C’est par exemple le cas du collaborateur lui-même lors d’une auto-inscription. Le mail ne part simplement pas. Dans un workflow, la correction consiste le plus souvent à vider les champs Profils et Groupes de profils du document, plutôt qu’à les compléter.
Toute l’action de workflow est bloquée. Si la génération du document échoue (par exemple à cause d’une erreur dans le modèle), toute l’action peut échouer. Pour l’éviter, cochez l’activité de fusion comme facultative dans le paramétrage du workflow.
L’e-mail ne part pas à cause de l’expéditeur. Si le modèle désigne comme expéditeur l’utilisateur qui exécute l’action, l’envoi échoue quand cette personne n’a pas d’adresse e-mail sur sa fiche. C’est fréquent lors de tests avec un compte d’administration technique.
Une fusion en masse est incomplète. Les actions de workflow qui déclenchent des fusions en masse (par exemple le lancement d’une campagne d’entretiens) sont limitées à 20 éléments par exécution.
Une pièce jointe complexe ne se génère pas. Il n’est pas possible de générer une feuille de présence fusionnée en pièce jointe d’un e-mail directement depuis une action de workflow.

Questions fréquentes

Pourquoi mon document de fusion génère-t-il une erreur d’accès ?

Vérifiez d’abord son mode de déclenchement. S’il est déclenché par un workflow et que des profils sont renseignés dans son périmètre, videz ces champs : c’est la cause la plus fréquente.

Pourquoi personne ne voit mon document dans l’onglet Documents ?

Il y a deux causes possibles :

s’il est en génération manuelle, aucun profil n’est probablement renseigné dans son périmètre ;
s’il est rattaché à un workflow, c’est normal : il est proposé uniquement sur les actions de ce workflow.

Pourquoi l’e-mail de workflow ne part-il pas alors qu’aucune erreur ne s’affiche ?

Vérifiez trois points :

l’utilisateur qui exécute l’action a bien accès au document (périmètre vide, ou incluant son profil) ;
le document est actif et publié sur l’espace ;
l’expéditeur défini dans le modèle a une adresse e-mail sur sa fiche.

Faut-il renseigner les destinataires dans le modèle e-mail d’une notification ?

Non. Le ciblage se configure sur la notification. Renseigner des destinataires dans le modèle e-mail peut provoquer un envoi bien plus large que prévu.