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Comment configurer l’envoi d’un email au RH lorsqu’un collaborateur soumet une mise à jour de ses données personnelles ?

Paramétrer une notification email vers le RH dèclenche automatiquement lorsqu’un collaborateur transmet son formulaire de mise à jour de données personnelles

  Contexte / Problème

Dans quarksUp, les collaborateurs peuvent soumettre des formulaires de mise à jour de données personnelles (adresse, RIB, situation familiale, etc.) depuis leur espace collaborateur. Une fois le formulaire envoyé en cliquant sur « Transmettre aux RH », les RH ne reçoivent pas toujours d’email d’alerte automatique, ce qui peut retarder le traitement.

Il est possible de configurer quarksUp pour qu’un email soit envoyé automatiquement aux RH à chaque soumission.

Solution pas-à-pas

Étape 1 : Accéder à la configuration du formulaire

  1. Accéder à Administration > Paramétrage > Formulaires de mise à jour (ou « Formulaires self-service » selon la version).
  2. Identifier le formulaire concerné (ex. mise à jour adresse, RIB, informations personnelles).
  3. Ouvrir ses paramètres de configuration.

Étape 2 : Configurer la notification

  1. Dans l’onglet Notifications ou Destinataires, activer l’option « Envoyer un email lors de la soumission ».
  2. Définir le(s) destinataire(s) :
    • Un profil fix (ex. Gestionnaire RH, Administrateur SIRH)
    • Ou une adresse email de service RH générique
  3. Sélectionner ou créer le modèle d’email à utiliser. Le modèle peut inclure des champs de fusion indiquant le nom du collaborateur et le type de donnée modifiée.
  4. Enregistrer.

Étape 3 : Tester

  1. Se connecter avec un compte collaborateur test et soumettre une mise à jour via le formulaire.
  2. Vérifier que le RH concerné reçoit bien l’email de notification.

Notes / Avertissements

  • Si l’option de notification n’apparaît pas dans la configuration du formulaire, il est possible que cette fonctionnalité ne soit pas activée sur votre espace. Contacter le support quarksUp pour l’activer.
  • Pour les espaces utilisant un circuit de validation sur les mises à jour de données, la notification peut être intégrée au workflow de validation plutôt qu’en notification directe. Vérifier la configuration du circuit.
  • Il est recommandé d’utiliser une adresse email de service (ex. rh@entreprise.fr) plutôt que l’adresse d’un RH nommé, afin de garantir la réception en cas de changement de personnel.
  • Les notifications de mise à jour peuvent être groupées (une notification par batch) ou unitaires selon la configuration. Préciser votre préférence au support.