Comment configurer l’envoi d’un email au RH lorsqu’un collaborateur soumet une mise à jour de ses données personnelles ?

Contexte / Problème

Dans quarksUp, les collaborateurs peuvent soumettre des formulaires de mise à jour de données personnelles (adresse, RIB, situation familiale, etc.) depuis leur espace collaborateur. Une fois le formulaire envoyé en cliquant sur « Transmettre aux RH », les RH ne reçoivent pas toujours d'email d'alerte automatique, ce qui peut retarder le traitement. À l'inverse, un cas a été signalé où un RH reçoit des mails de mise à jour de données personnelles qu'il n'a lui‑même pas déclenchés, sans origine identifiable côté client.

Il est possible de configurer quarksUp pour qu'un email soit envoyé automatiquement aux RH à chaque soumission.

Solution pas-à-pas

Étape 1 : Accéder à la configuration du formulaire

1. Accéder à Administration > Paramétrage > Formulaires de mise à jour (ou « Formulaires self‑service » selon la version).
2. Identifier le formulaire concerné (ex. mise à jour adresse, RIB, informations personnelles).
3. Ouvrir ses paramètres de configuration.

Étape 2 : Configurer la notification

1. Dans l'onglet Notifications ou Destinataires, activer l'option « Envoyer un email lors de la soumission ».
2. Définir le(s) destinataire(s) :
   • Un profil fixe (ex. Gestionnaire RH, Administrateur SIRH)
   • Ou une adresse email de service RH générique
3. Sélectionner ou créer le modèle d'email à utiliser. Le modèle peut inclure des champs de fusion indiquant le nom du collaborateur et le type de donnée modifiée.
4. Enregistrer.

Étape 3 : Tester

1. Se connecter avec un compte collaborateur test et soumettre une mise à jour via le formulaire.
2. Vérifier que le RH concerné reçoit bien l'email de notification.

Cas particulier : un RH reçoit des mails de mise à jour de données personnelles qu'il n'a pas déclenchés

Si un destinataire RH reçoit des notifications de mise à jour de données personnelles sans qu'aucune soumission correspondante ne soit identifiable côté client (ni par le RH concerné, ni par le collaborateur supposé à l'origine), il ne s'agit pas d'un problème de configuration de notification manquante mais potentiellement d'un déclenchement erroné ou d'un test resté actif.

1. Vérifiez si le mail reçu correspond à une soumission réelle et récente d'un collaborateur (en consultant l'historique des formulaires soumis), plutôt que de supposer d'emblée une anomalie système.
2. Si aucune soumission correspondante n'est trouvée, contactez le support quarksUp en joignant le mail reçu (avec ses en‑têtes si possible) et la date/heure exacte de réception, afin de déterminer l'origine du déclenchement (test resté configuré, erreur de rattachement, etc.).

Notes / Avertissements

• Si l'option de notification n'apparaît pas dans la configuration du formulaire, il est possible que cette fonctionnalité ne soit pas activée sur votre espace. Contacter le support quarksUp pour l'activer.
• Pour les espaces utilisant un circuit de validation sur les mises à jour de données, la notification peut être intégrée au workflow de validation plutôt qu'en notification directe. Vérifier la configuration du circuit.
• Il est recommandé d'utiliser une adresse email de service (ex. mailto:rh@entreprise.fr) plutôt que l'adresse d'un RH nommé, afin de garantir la réception en cas de changement de personnel.
• Les notifications de mise à jour peuvent être groupées (une notification par batch) ou unitaires selon la configuration. Préciser votre préférence au support.
• Une notification reçue sans soumission correspondante identifiable doit être documentée précisément (mail complet, date, destinataire) avant d'être remontée au support, pour faciliter le diagnostic de son origine.