Comment créer une session de formation ?

Dans le cadre de la gestion de formations, une session est le mécanisme qui permet de rendre un programme de formation spécifique accessible à un public défini pour une période donnée. La création d'une session est une étape essentielle pour l'ouverture d'une formation aux apprenants.

Procédure pour créer une nouvelle session de formation e-learning

Pour commencer la création d'une session de formation, l'utilisateur doit suivre une procédure spécifique dans l'interface de gestion. La première étape consiste à accéder à la section dédiée aux sessions, puis à initier la création d'une nouvelle session. Pour ce faire, il faut :

Accéder à la section Pilotage > Pilotage & Suivi > Sessions de la plateforme.
Cliquer sur le bouton Ajouter pour ouvrir le formulaire de création.

Choix du programme de formation

Lors de la création d'une nouvelle session de formation, une des premières informations à renseigner est le programme de formation qui sera associé à cette session. L'utilisateur doit sélectionner le programme concerné parmi la liste des programmes existants. Cette sélection détermine le contenu pédagogique qui sera accessible aux apprenants inscrits à la session.

Définition des dates de début et de fin

Pour encadrer l'accès à une session de formation, il est impératif de définir sa période de validité. Lors de la configuration de la session, l'utilisateur doit spécifier les dates de début et de fin. Ces dates déterminent la période durant laquelle les apprenants pourront accéder au programme de formation associé à la session.

Sélection du processus d'inscription (Workflow)

Lors de la création d'une session de formation, il est nécessaire de définir le processus d'inscription qui détermine qui peut inscrire les apprenants ou modifier leur statut d'inscription. Ce processus (Workflow) est initialement configuré au niveau du programme et est automatiquement hérité par la session lors de sa création. Il est cependant possible de le modifier en sélectionnant un autre processus déjà paramétré au préalable dans l'onglet Gestion des documents.

Pour les sessions destinées à être accessibles à tous les collaborateurs pouvant voir le programme dans le catalogue, il est nécessaire de cocher la case Ouvert au public dans les paramètres de la session. Lorsque cette option est activée, l'inscription se fera automatiquement dès qu'un collaborateur voudra lancer la formation.

Association des apprenants

Une fois que le programme, les dates et le mode d'inscription ont été configurés pour la nouvelle session de formation, l'étape finale consiste à y associer les apprenants.

Pour les sessions ouvertes au public : Aucune action supplémentaire n'est nécessaire. Les collaborateurs s'inscriront automatiquement lorsqu'ils lanceront la formation.

Pour les sessions destinées à certains collaborateurs : Il est nécessaire d'inscrire manuellement les participants en suivant ces étapes :

Ouvrir la session concernée
Accéder à l'onglet Suivi des inscriptions
Cliquer sur le bouton Inscrire et sélectionner les collaborateurs concernés