Comment fonctionne la suppression automatique des données de la CV thèque (RGPD) ?
quarksUp supprime automatiquement les comptes candidats inactifs de la CV thèque après un délai paramétrable, précédé d'un email de prévenance. Voici comment fonctionne ce mécanisme.
Contexte
Dans quarksUp, les données de la base RGPD de la CV thèque (espace Recrutement) font l'objet d'une gestion automatisée de conservation et de suppression. Cet article détaille le fonctionnement du mécanisme de suppression automatique et des communications associées, ainsi qu'un point de configuration technique à vérifier lors de l'activation (CandidateSpaceReference).
Principe de fonctionnement
Le paramétrage RGPD de la CV thèque définit :
- Délai de conservation total : par exemple, 731 jours (environ 2 ans) à compter de la dernière connexion du candidat.
- Délai de prévenance : par exemple, 28 jours avant la suppression effective, un email est envoyé au candidat pour l'informer et lui proposer de se reconnecter.
Chronologie type (exemple pour 731 jours + 28 jours de prévenance) :
- J0 : Dernière connexion du candidat
- J+703 (731 - 28) : Envoi de l'email d'avertissement de suppression
- J+731 : Si le candidat ne s'est pas reconnecté, suppression automatique du compte
Quand les premiers emails seront-ils envoyés ?
Les premiers emails de prévenance seront envoyés aux candidats inscrits depuis le plus longtemps, 703 jours après leur dernière connexion. Si votre instance a ouvert la CV thèque il y a environ 2 ans, vous pouvez anticiper l'envoi des premiers emails de QSP (Questionnaire de Suppression Programmable) dès les prochains mois.
Consulter et modifier le paramétrage RGPD
- Accédez à Paramétrage > Recrutement > RGPD (ou « Gestion des données »).
- Vérifiez les valeurs de :
- Délai de conservation
- Délai de prévenance
- Ajustez si nécessaire.
Paramètre technique CandidateSpaceReference lors de l'activation
Lors de l'activation de la suppression automatique dans les paramètres d'espace, la documentation mentionne que le paramètre applicatif CandidateSpaceReference doit être correctement configuré pour que le mécanisme (et notamment la notification au candidat) fonctionne. La valeur attendue de ce paramètre correspond normalement à la référence de l'espace entreprise concerné (ex. si l'espace entreprise est SPC00, CandidateSpaceReference doit être configuré à SPC00, et non à une autre référence comme SPC01).
- Si vous avez un doute sur la valeur correcte à utiliser pour votre environnement, ne présumez pas qu'une valeur différente de la référence de votre espace entreprise est correcte : contactez le support quarksUp pour confirmer la valeur attendue avant activation en production.
- Pour tester le bon fonctionnement de la notification au candidat une fois le paramètre configuré, demandez au support une procédure de test (ex. sur un compte candidat de test ou en environnement staging) plutôt que d'attendre la première échéance réelle à J+703.
Bon à savoir
La suppression déclenchée par le mécanisme RGPD est irréversible. Assurez-vous que vos paramètres (délais et CandidateSpaceReference) sont conformes à votre politique interne de conservation des données et à la réglementation RGPD avant le déclenchement des premières suppressions.