Comment fonctionne l'automatisation de l'envoi et du suivi des documents administratifs de formation ?

quarksUp peut envoyer automatiquement aux participants les documents du suivi administratif — convocations, attestations, évaluations — et enregistrer chaque envoi dans les tableaux de suivi, sans intervention manuelle du RH.

Explication / procédure

Jusqu'à présent, chaque convocation, attestation ou questionnaire devait être envoyé manuellement, et les actions réalisées n'étaient pas tracées dans les tableaux de suivi administratif. Cette fonctionnalité introduit une notification dédiée qui déclenche l'envoi des documents et alimente automatiquement le suivi par session et le suivi par stagiaire, avec la date réelle de l'action ou la mention N.C. (non concerné) lorsque l'action n'était pas applicable au collaborateur.

Avant de créer la notification, trois prérequis doivent être en place :

1. Le référentiel du suivi administratif est configuré, avec les actions à automatiser (convocation, attestation, évaluation…).
2. Les documents de fusion — les modèles de courrier ou d'email générés automatiquement avec les données du collaborateur et de la session — liés à ces actions sont créés.
3. Le workflow de suivi administratif est paramétré sur l'espace Administration, avec le rôle SoftwareAdmin, et les actions à automatiser y sont présentes. Ce paramétrage est déjà réalisé sur votre compte quarksUp ; vous n'avez pas à l'effectuer vous-même.

Pour créer la notification :

1. Choisir l'entité Inscriptions.
2. Sélectionner le déclencheur Suivi et envoi automatique des documents aux participants.
3. Renseigner les champs suivants :
   • Référence & libellé : correspond à l'action du suivi admin à automatiser.
   • Notification par email : à cocher si le responsable souhaite recevoir une confirmation que l'envoi automatique a bien été réalisé.
   • Périmètre de l'employé : si un employé, un profil ou un groupe de profils est renseigné dans l'onglet Périmètre, la notification est envoyée à ce périmètre.
   • Validité : durée pendant laquelle la notification reste active et retente l'envoi si le suivi est encore vide. Si la validité est à 0, la notification fonctionne pendant un mois puis s'arrête.
   • Actif : activé par défaut.
4. Renseigner les paramètres suivants :
   • Référence de l'action (obligatoire) : l'action du workflow de suivi admin à automatiser. Le référentiel entier est affiché ; il faut sélectionner uniquement les actions présentes dans le workflow de suivi administratif.
   • Modèle à associer à l'action : le document de fusion (modèle de convocation, d'attestation, etc.) qui sera utilisé pour générer le document envoyé.
   • Date de référence (obligatoire) : la date de calcul du déclenchement — début ou fin de session, début ou fin de module.
   • J+/- (obligatoire) : le nombre de jours avant ou après la date de référence à partir duquel l'envoi se déclenche.
   • Nature de la formation (obligatoire) : filtre sur les formations en présentiel, e-learning ou formation-action.
   • Statut des sessions : filtre sur les sessions actives, fermées, clôturées, annulées…
   • Espace propriétaire (obligatoire) : les sessions sur lesquelles la notification s'applique, c'est-à-dire celles appartenant à l'espace ou aux espaces sélectionnés. La notification ne fonctionne que sur les sessions dont l'espace est propriétaire.
   • Uniquement les présents : utile pour les actions du suivi admin déclenchées après la tenue de la session.

Chaque envoi est ensuite automatiquement tracé dans le tableau de suivi administratif de la session. Ce suivi par session est accessible depuis la fiche de la session, onglet Administration > Suivi administratif : il affiche, pour chaque inscrit et chaque action (convocation, attestation de présence, évaluations à chaud et à froid, diplôme…), soit la date de réalisation, soit la mention N.C.

Le suivi global, qui réunit l'ensemble des apprenants toutes sessions confondues, est accessible depuis le menu Pilotage > Suivi administratif stagiaire, avec des filtres par statut d'inscription, statut de session, statut d'action, session et date.

Notes et cas particuliers

• Pas de doublon : si l'action a déjà été réalisée manuellement, elle n'est pas renvoyée.
• Rôle du N.C. : la mention N.C. signifie que l'action est traitée mais non applicable à cet inscrit — par exemple, un collaborateur inscrit après la tenue de la session ne reçoit pas de convocation, et N.C. est inscrit à sa place. Une colonne renseignée en N.C. ne déclenche jamais d'envoi.
• Suivi rempli par un prestataire externe : si le prestataire n'a pas inscrit N.C. pour les cas non applicables, la tâche voit des colonnes vides et envoie les documents. Le RH doit inscrire manuellement N.C. pour tous les cas non applicables.
• Inscription tardive : le document part le lendemain matin, si la validité de la notification n'est pas expirée.
• Désinscription : avant l'envoi, rien n'est envoyé. Après l'envoi, l'action reste tracée et le RH gère la suite manuellement si besoin.
• Modification de la session : sans impact, le document est généré au moment de l'envoi avec les informations à jour.
• Email invalide ou manquant : le document n'est pas envoyé et le suivi n'est pas mis à jour.
• Multi-langues : le document est envoyé dans la langue du collaborateur si un modèle existe, sinon dans la langue par défaut.
• Rappel : pour créer un rappel (par exemple pour un questionnaire), il suffit de créer une deuxième notification sur la même action avec une date différente ; elle n'enverra qu'aux collaborateurs dont le suivi est encore vide.
• Attestation et présence : le document part uniquement si la présence a été saisie. Les absents reçoivent automatiquement un N.C. En cas de présence partielle, l'attestation est tout de même envoyée : c'est le document de fusion qui indique le niveau de participation.
• Évaluation à froid (J+90) : si le collaborateur a quitté l'entreprise et que son compte est désactivé, un N.C. est appliqué automatiquement.
• Sessions passées : la notification ne fonctionne pas de manière rétroactive. Les sessions dont la date de fin est antérieure à la date de création de la notification sont ignorées ; les actions doivent alors être déclenchées manuellement via le workflow existant.