Comment fonctionne le multi-espaces dans quarksUp et quelles sont les règles à respecter ?

Qu'est-ce qu'un espace dans quarksUp ?

Un espace correspond à un contexte de travail distinct dans votre environnement quarksUp. Le multi-espaces permet à une organisation de gérer plusieurs sociétés, entités, pays ou populations au sein d'un même environnement.

Chaque espace peut disposer de ses propres profils, droits, référentiels, modules, campagnes, workflows ou paramètres. Cela permet d'adapter quarksUp à des organisations qui doivent séparer certains usages tout en conservant une structure globale cohérente.

À quoi sert le multi-espaces ?

Le multi-espaces permet notamment de :

gérer plusieurs sociétés ou filiales ;
adapter les règles et workflows selon les entités ;
cloisonner certaines données ;
attribuer des profils et droits différents selon le contexte ;
utiliser des référentiels propres à certains espaces ;
donner une vision consolidée à certaines populations autorisées.

Un utilisateur peut donc avoir des accès différents selon l'espace dans lequel il se trouve.

Règles essentielles à connaître

Un collaborateur reste unique dans l'environnement

Un collaborateur peut être concerné par plusieurs espaces ou par une mobilité d'un espace à un autre. Selon votre configuration, certaines informations peuvent être partagées ou retrouvées à l'échelle de l'environnement.

En revanche, les données fonctionnelles créées dans un espace restent souvent liées à leur contexte d'origine. C'est le cas, par exemple, de certaines données associées à des campagnes, entretiens, formations, documents ou workflows.

Les profils s'appliquent dans un espace

Un profil utilisateur s'applique dans un espace donné, avec un périmètre donné.

Un même utilisateur peut donc :

avoir un profil dans un espace ;
avoir un autre profil dans un autre espace ;
disposer de droits différents selon l'espace ;
voir des collaborateurs ou données différents selon son périmètre.

Si un utilisateur ne voit pas une donnée ou une action attendue, vérifiez d'abord l'espace utilisé, le profil actif et le périmètre attribué.

Les référentiels peuvent varier selon l'espace

Dans un contexte multi-espaces, certains référentiels ou valeurs peuvent être communs à plusieurs espaces, tandis que d'autres peuvent être propres à un espace donné.

Cela signifie qu'une valeur disponible dans un espace peut ne pas être proposée dans un autre.

Par exemple, selon votre configuration, un type de donnée, une catégorie, un motif, un service, une nature ou une autre valeur de liste peut varier d'un espace à l'autre.

On peut distinguer plusieurs cas :

des valeurs gérées par quarksUp, nécessaires au fonctionnement de certains modules ;
des valeurs communes à plusieurs espaces de votre environnement ;
des valeurs propres à un espace, adaptées à une société, un pays, une population ou un contexte particulier.

Cette différence explique pourquoi une liste déroulante, un filtre ou un formulaire peut proposer des valeurs différentes selon l'espace consulté.

Cloisonnement et visibilité des données

Le niveau de cloisonnement peut varier selon les modules et la configuration de votre organisation.

Certaines données sont liées à l'espace dans lequel elles ont été créées. Lorsqu'un utilisateur change d'espace, ou lorsqu'un collaborateur est rattaché à un nouvel espace, les anciennes données peuvent rester attachées à l'espace d'origine.

Cela ne signifie pas nécessairement que les données sont supprimées. Elles peuvent simplement ne plus être visibles depuis le nouvel espace, ou ne plus être visibles pour un utilisateur dont le profil ou le périmètre ne couvre pas l'ancien contexte.

Impact sur les données historiques

Dans un environnement multi-espaces, certaines données historiques peuvent rester rattachées à leur espace d'origine.

Cela peut concerner, selon les modules utilisés :

des entretiens ;
des formations ;
des inscriptions ;
des documents ;
des campagnes ;
des workflows ;
d'autres informations créées dans un contexte donné.

Certaines informations peuvent aussi être figées au moment de leur création. Si le collaborateur change ensuite d'espace ou d'entité, ces informations ne sont pas toujours automatiquement rattachées au nouveau contexte.

Que vérifier si une donnée n'apparaît pas ?

Si un collaborateur, une donnée, un bouton, un menu ou une valeur n'apparaît pas dans un contexte multi-espaces, vérifiez :

l'espace actuellement utilisé ;
le profil actif de l'utilisateur ;
le périmètre associé à ce profil ;
l'entité de rattachement du collaborateur ou de la donnée ;
l'espace dans lequel la donnée a été créée ;
les référentiels ou valeurs disponibles dans l'espace ;
si le référentiel est commun à plusieurs espaces ou propre à l'espace consulté ;
les droits associés au module concerné ;
les publications de menus, portails, documents ou workflows auprès des bons groupes de profils.

Dans de nombreux cas, l'information existe toujours, mais elle n'est pas visible depuis l'espace ou le périmètre actuellement utilisé.

Bonnes pratiques

Avant de travailler dans un environnement multi-espaces :

vérifiez toujours dans quel espace vous vous trouvez ;
attribuez les profils dans le bon espace ;
définissez clairement le périmètre associé au profil ;
vérifiez les référentiels disponibles dans l'espace concerné ;
identifiez si les valeurs recherchées sont communes à plusieurs espaces ou propres à l'espace utilisé ;
tenez compte de l'espace d'origine des données historiques ;
testez les accès avec un compte représentatif du profil concerné ;
évitez de conclure qu'une donnée est absente avant d'avoir vérifié son espace d'origine.

À retenir

Le multi-espaces permet d'organiser plusieurs sociétés, entités ou populations dans un même environnement quarksUp.

Les accès, les référentiels, les données visibles et les informations historiques peuvent varier selon l'espace. Pour comprendre un comportement dans un contexte multi-espaces, vérifiez toujours l'espace, le profil, le périmètre, le rattachement organisationnel, les référentiels et l'origine des données.