Comment fonctionne le suivi des visites médicales dans quarksUp ?

En bref

le module Visites médicales vous permet de piloter le suivi médical de vos salariés : création, planification, convocation, validation et historisation des visites. La prise de rendez-vous et la récupération des résultats se font en dehors de quarksUp, auprès du centre médical. quarksUp calcule automatiquement la prochaine date prévisionnelle selon le type de visite.

Que couvre le module Visites médicales, et que ne couvre-t-il pas ?

Le module couvre :

les visites à l'embauche et les visites périodiques ;
les visites de reprise (après une maladie ou un congé maternité) ;
les visites à la demande du médecin du travail ou du salarié ;
les notifications de rappel avant échéance ;
l'historique des visites de chaque salarié.

Le module ne couvre pas :

la prise de rendez-vous auprès du centre médical, qui se fait hors de quarksUp ;
la réception automatique des résultats. Vous récupérez le document auprès du centre (portail adhérent, email sécurisé ou export selon le prestataire), puis vous saisissez l'aptitude dans quarksUp.

💡 Le document transmis par le centre médical ne contient pas de données cliniques. Il indique seulement la conclusion administrative (Apte, Partiellement inapte, Inapte).

Quels sont les statuts d'une visite médicale ?

Le statut d'une visite évolue par les actions du workflow. Vous ne pouvez pas le modifier directement. Dans le workflow standard :

Le workflow est paramétrable : les actions disponibles peuvent différer sur votre instance.

Comment est calculée la prochaine date prévisionnelle ?

La prochaine date prévisionnelle est égale à la date prévisionnelle de la visite source, augmentée de la périodicité du type de visite.

Elle ne part ni de la date du jour, ni de la date de réalisation effective.
Une visite réalisée en retard ne décale donc pas le calendrier des visites suivantes.
Pour les visites de reprise et les visites à la demande, aucune prochaine date n'est calculée : ces types n'enchaînent pas de cycle.
Vous pouvez modifier la date à la main, par exemple à la demande du médecin du travail.

La périodicité de chaque type se paramètre dans le référentiel Type de visite médicale de votre espace.

Comment créer une visite : « Nouvelle visite » ou « Renouveler la visite médicale » ?

💡 Si le bouton « Nouvelle visite » n'apparaît pas pour un profil, ce n'est pas un problème de droits d'accès : c'est le workflow qui rend l'action disponible ou non. Faites vérifier que l'action est configurée pour ce profil dans le workflow de l'espace.

Comment créer les prochaines visites en masse ?

Le bouton « Créer prochaines visites » crée la visite suivante pour les lignes que vous sélectionnez. Il n'est visible que pour les profils qui disposent du droit correspondant.

Ouvrez Entreprise > Visites médicales, onglet Suivi.
Cochez les lignes concernées. Le bouton ne traite pas automatiquement toute la liste.
Cliquez sur Créer prochaines visites.
Lisez le bloc d'erreurs affiché après exécution.

Chaque nouvelle visite reprend le salarié et le type de prochaine visite de la visite source. Elle démarre au statut Nouvelle visite. Le centre médical, l'aptitude, le commentaire et la pièce jointe sont vides.

La création échoue pour une ligne si :

la visite source n'a pas de prochaine date prévisionnelle ;
la visite source n'a pas de type de prochaine visite ;
une visite existe déjà pour le même salarié, le même type et la même période.

Les lignes valides sont créées même si d'autres échouent.

⚠️ Si la date prévisionnelle d'une visite source est dans le passé, la visite est créée avec cette date, sans alerte. Vérifiez vos dates avant de lancer l'action en masse.

Quelle différence entre les onglets Suivi et Historique ?

⚠️ Dans le Suivi, un collaborateur affiché sans visite n'a pas forcément jamais eu de visite médicale. Il n'a simplement aucune visite qui correspond aux filtres actifs. Par exemple, filtrer sur « Visite intermédiaire » fait apparaître sans visite tous les collaborateurs qui n'ont eu que des visites d'embauche.

💡 Vous pouvez aussi consulter toutes les visites d'un collaborateur depuis sa fiche employé, rubrique Visites médicales.

Comment paramétrer les notifications de rappel ?

Une notification peut se déclencher sur l'une de deux dates :

Les deux peuvent être configurées en parallèle, avec des délais différents. La convocation initiale est envoyée par l'action Convoquer du workflow ; les notifications servent de rappels complémentaires.

⚠️ Les notifications liées à une visite annulée ne sont pas supprimées automatiquement. Elles restent visibles jusqu'à la fin de leur durée de validité. Pour les retirer avant, contactez le support quarksUp.

Comment déclarer un centre médical ?

Ouvrez Administration > Prestataires.
Ouvrez la fiche du prestataire.
Dans la section Gestion, cochez Centre médical.

💡 Deux centres semblent en double dans une liste ? L'interface affiche le libellé court du prestataire, pas son nom complet. Vérifiez le libellé court sur chaque fiche avant de conclure à un doublon.

⚠️ L'email de convocation ne peut pas être adressé au centre médical. Il doit cibler le salarié ou le RH.

Questions fréquentes

Pourquoi le manager n'apparaît-il pas dans le Suivi pour certains collaborateurs ? quarksUp affiche le manager actif à la date de début du poste du collaborateur, pas à la date du jour. Un changement de manager qui n'a pas été saisi de façon rétroactive sur le poste explique ce cas.
Pourquoi aucune prochaine date ne se calcule-t-elle pour une visite de reprise ? C'est normal. Les visites de reprise et à la demande n'enchaînent pas de cycle périodique.
Une visite réalisée en retard décale-t-elle les suivantes ? Non. Le calcul part de la date prévisionnelle de la visite, pas de sa date de réalisation.
Puis-je renseigner la prochaine date prévisionnelle dans le formulaire d'embauche ? Non. Ce champ n'est pas proposé dans le formulaire d'embauche.
quarksUp récupère-t-il les résultats auprès du centre médical ? Non. Vous récupérez le document auprès du centre, puis vous saisissez l'aptitude dans quarksUp.