Avant-propos
Les "notifications", "alertes" ou "tâches" permettent d'être informé automatiquement lorsqu'un événement défini est réalisé. Il est possible de paramétrer les notifications de différentes manières, notamment en jouant sur :
- le type d'événement (avant un entretien, une visite médicale, une fois qu'une formation est réalisée ou pour souhaiter un Joyeux anniversaire au collaborateur) ;
- la possibilité de l'envoyer par mail ou de ne l'afficher qu'au niveau du symbole de la nouvelle alerte, à côté de la cloche de notification ;
- la durée de visibilité de la notification une fois déclenchée ("Validité").
D'autres points permettent de personnaliser le déclencheur de la notification selon le besoin (quelques jours avant que l'événement ne se réalise, au moment de l'événement ou même plusieurs semaines après). Ces caractéristiques varient en fonction du type d'événement que l'on souhaite paramétrer.
Comment créer et paramétrer une notification ?
Pour créer une nouvelle notification il faut se rendre dans le menu : Collaboratif > Administration > Notifications
Pour créer une nouvelle notification, cliquez sur [Ajouter]. Pour modifier une notification existante, cliquez sur sa référence qui apparaît en bleu ou sur le bouton […], puis sur Modifier.
À chaque "Entité", il est possible de trouver différents "Déclencheurs" qui se paramètrent différemment selon celui qui a été choisi.
Dans la partie suivante, vous retrouverez l'ensemble des paramétrages disponibles.
(Les références des déclencheurs sont trouvables dans Administration > Application > Notifications (Déclencheurs))
Associer un mail à une notification
Pour associer un mail à une notification il faut au préalable créer un document de fusion dont l'objet est "Notification" :
Le paramétrage du document de fusion se fait ensuite de manière classique : renseignez les destinataires ("employé" par défaut, et "autres destinataires" si besoin), l’adresse d’expédition, le sujet, le corps du message, les pièces jointes, etc. À noter que les champs de fusion disponibles dépendent de l’entité de notification concernée. Par exemple, pour une notification d’absence, seuls les champs liés à l’absence sont utilisables dans le dictionnaire des champs de fusion.
Dans l'onglet publication il faut généralement renseigner les mêmes groupes de profils que ceux renseignés sur le document de fusion.
Une fois le document de fusion réalisé, le lien entre celui-ci et la notification se fait directement sur la notification. Il faut cocher la case "Notification par mail" et ajouter le modèle (document de fusion) correspondant dans le champ "Modèle" :
Attention : il est facile de se tromper dans le paramétrage du destinataire du mail lié à la notification.
Pour que le mail soit envoyé au destinataire de la notification, il faut paramétrer le mail pour un envoi à "employé". En effet, un premier filtre existe au niveau de la notification et permet de filtrer sur la population cible.
Par exemple, les Responsables RH : si, dans le mail, le destinataire est également paramétré sur "Responsable RH", alors le mail ne partira pas, car il est destiné au Responsable RH du Responsable RH.
Principales règles à connaître sur le fonctionnement des notifications
Les notifications sont créées dans les bases de données de l'instance à partir du moment où le champ observé est renseigné dans quarksUp et que la notification est active. Dans le cas où le champ observé est déjà renseigné et que l'on active la notification après, l'alerte ne sera pas générée et aucune notification ne partira. De la même manière, si une alerte est enregistrée en base pour un collaborateur X et que ce collaborateur X quitte l'entreprise avant l'envoi de la notification, rien n'empêchera l'envoi.
Pour résumer, les notifications sont envoyées si :
- la notification est correctement paramétrée et active au préalable ;
- le champ observé est ensuite renseigné.