Avant-propos
Les workflows permettent de définir les actions possibles sur quarksUp en fonction du profil utilisé. Ils permettent pour chaque type de processus de définir l'ordre des actions dans lequel elles peuvent être réalisées. Par exemple, un Responsable RH peut créer une nouvelle embauche, la valider, l'annuler après validation ou bien la supprimer à chaque étape en fonction des paramétrages du workflow.
Le fonctionnement d'un workflow
Onglet Informations générales
Chaque workflow est défini par un libellé, une référence :
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Et il est également lié à un Process, ce qui permet d'identifier pour quel type de situation il pourra être utilisé :
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Dans notre exemple ci-dessus, le workflow pourra être associé à n'importe quel formulaire de saisie qui porte sur la mise à jour employé.
Il est donc possible de créer plusieurs workflows pour un même Process afin de pouvoir répondre aux différents cas de figure.
Onglet Actions
Par Espace, pour chaque Groupe de profils, un workflow permet de définir les actions possibles suivant la logique suivante :
Je réalise l'action X qui me fait passer de l'étape 0 -> à l'étape 1
Je réalise l'action Y qui me fait passer de l'étape 1 -> à l'étape 2
Mais aussi :
Je réalise l'action Z qui me refait passer de l'étape 2 -> à l'étape 1
Ces étapes se nomment des "Etat avant action" et "Etat après action", ainsi dans un workflow on peut ajouter une action permettant de passer par exemple de l'état "Initialisation" à l'état "Demande en cours".
Dans l'exemple ci-dessous on a choisi l'action "Mettre à jour" pour illustrer ce point :
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Onglet Activités
Chaque action est associée par défaut à une liste d'activités qui seront réalisées par quarksUp. Il est possible d'enrichir cette liste d'activités pour personnaliser le comportement de quarksUp lors de l'action.
Exemple :
- L'activité "* Valide les formulaires de MAJ" permet d'enregistrer sur la fiche du collaborateur les informations saisies dans le formulaire de saisie.
- Elle doit donc être ajoutée sur l'action adéquate pour permettre le bon fonctionnement du process client
L'ordre saisi sur chaque activité ne doit pas se chevaucher avec une autre activité de la même action.
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Les référentiels à utiliser pour modifier les workflows
Les éléments qui constituent le workflow sont personnalisables sur leur référentiel respectif :
- Les Actions (Référentiel Processus - Action de processus)
- Les Statuts des différents Process
Les Activités (Référentiel des Activités de processus) ne sont pas modifiables, mais sont uniquement consultables.
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Les libellés sont modifiables ainsi que le nombre d'items pour les Actions et Statuts des différents Process.
Le référentiel des Etats de processus reprend les informations présentes dans ceux des Statuts, mais la modification des libellés n'est pas prise en compte sur les autres si effectuée sur ce référentiel. Les modifications doivent se faire directement sur les référentiels liés aux Statuts.
Liste des activités complémentaires et leurs fonctions
Les activités sur lesquelles on peut agir sont en français et identifiables par le symbole " * " en préfixe du libellé. Les autres sont systèmes et ajoutées par défaut aux actions correspondantes.
| Référence | Libellé | Description |
|---|---|---|
| HiringJobRestrictionActivity | * Activation de la restriction sur l'emploi | Empêche l'action si l'utilisateur n'a pas les droits suffisants sur l'emploi en cours |
| RegistrationShowWarningsActivity | * Activation des alertes sur inscription | Affiche les alertes au moment de l'inscription à une session de formation (Employés de la même société, Nombre d'inscrits insuffisants, Nombre maximum de participants atteint, …) |
| HiringActivateEmployeeActivity | * Activation du nouvel embauché | Active la fiche employé lors de la validation de l'embauche. |
| HiringEnableEmployeeActivity | * Activation intermédiaire du nouvel embauché | Active la fiche employé en ne contrôlant que les champs systèmes obligatoires. |
| AbsenceShowCommentActivity | * Ajout commentaire sur action absence | Permet de commenter le changement de statut des absences. |
| InterviewShowCommentActivity | * Ajout commentaire sur action entretien | Permet de commenter le changement de statut des entretiens. |
| InterviewShowInterviewerActivity | * Ajout interviewer sur action entretien | Permet de définir le responsable d'entretien lors d'un changement de statut des entretiens. |
| SavePayrollActivity | * API - déclenche l'appel de l'API | Appel l'API pour envoyer/recevoir les informations avec l'outil tiers (Paie). |
| RegistrationMaxTraineeActivity | * Blocage des inscriptions si effectif max | Supprime le bouton de l'action liée ([pré-inscrire] ; [Inscrire] ; [Mettre en liste d'attente]) quand le nombre maximum de participants à une session de formation est atteint. |
| InterviewCalculateScoreActivity | * Calcul du score du questionnaire | Calcule et affiche dans l'en-tête du formulaire le score total obtenu, par la vérification des bonnes ou mauvaises réponses renseignées sur les modules de type "Questionnaire" de l'entretien. |
| CompulsoryDateActivity | * Contrôle date d'entretien obligatoire | Vérifie si la date d'entretien est renseignée pour permettre le changement de statut de l'entretien. |
| CompulsoryFieldActivity | * Contrôle des champs obligatoires | Vérifie si les champs obligatoires en lecture/écriture pour l'utilisateur connecté sont renseignés pour permettre le changement de statut. |
| RegistrationValidatePreRequisite | * Contrôle du prérequis | Vérifie la réalisation du prérequis avant de permettre l'inscription du participant. |
| CompulsoryAttendanceActivity | * Contrôle la saisie des présences | Vérifie que les présences soient toutes validées pour autoriser l'action sur le workflow des sessions. |
| CopyDocumentActivity | * Copie le document joint | Copie les documents joints au formulaire de saisie dans la liste des documents liés de la fiche employé pour les workflows de type "Embauche" et "Mise à jour employé". Copie les documents joints au formulaire de saisie dans la liste des documents liés de la fiche de poste pour les workflows de type "Mise à jour données poste". |
| MoveDocumentActivity | * Déplace le document joint | Déplace les documents joints au formulaire de saisie dans la liste des documents liés de la fiche employé pour les workflows de type "Embauche" et "Mise à jour employé". Déplace les documents joints au formulaire de saisie dans la liste des documents liés de la fiche de poste pour les workflows de type "Mise à jour données poste". |
| FlagExportActivity | * Flag pour Export | Autorise l'export des informations saisies. |
| HiringContractActivity | * Génération du contrat depuis embauche | Permet de générer le contrat depuis l'embauche. |
| PositionUpdateContractActivity | * Génération du contrat/avenant depuis MAJ | Permet de générer le contrat/avenant depuis la mise à jour des postes. |
| GeneratePayrollReferenceActivity | * Génération du Matricule Paie | Création du Matricule Paie pour le "Type de Population" sélectionné, si le champ "Matricule auto" est coché. Modification du Matricule Paie uniquement en cas de changement de "Type de population" via le formulaire. |
| RegistrationGroupMail | * Mail groupé des inscriptions | Permet de ne générer qu'un seul mail lors de l'inscription en mode "Rapide" de plusieurs participants à une session de formation. |
| RegistrationEmployeeActivity | * MAJ données participants sur inscription rapide | Permet de mettre à jour les données du participant lors de l'inscription en mode "Rapide" sur une session de formation. |
| HideDocumentActivity | * Masque le document de fusion | Masque la pop-up de sélection du document de fusion à utiliser (si un document de fusion a été défini par défaut) ainsi que le détail du modèle de mail. |
| SaveDocumentActivity | * Sauvegarde du document de fusion | Enregistre sur le bulletin d'inscription à une session de formation du participant, dans la liste des documents sauvegardés, le document généré depuis le suivi administratif de la session de formation. |
| InterviewValidateActivity | * Validation de l'entretien | Vérifie si tous les champs obligatoires sont renseignés, puis génère tous les éléments issus des modules spécifiques du formulaire (Demandes, Objectifs, Actions, …). |
| ValidateActivity | * Validation du formulaire de MAJ | Met à jour la fiche employé et/ou la fiche de poste avec les données renseignées dans le formulaire de saisie. |