Comment gérer la suppression d’un candidat au regard du RGPD ?

Comprendre le cadre réglementaire du RGPD : Le droit à l'effacement

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les responsables de traitement, y compris les employeurs, doivent garantir plusieurs droits fondamentaux concernant les données des candidats. Ces obligations incluent le droit à l'effacement (aussi appelé 'droit à l'oubli') des données d'un candidat, le respect de la durée de conservation des données de candidature, et la traçabilité des suppressions ou anonymisations effectuées. La plateforme quarksUp est conçue pour répondre à ces exigences réglementaires en proposant deux méthodes principales de gestion des données : la suppression manuelle à la demande du candidat et la suppression automatique à l'échéance d'une durée de conservation définie.

Procédure de suppression manuelle d'un candidat dans quarksUp

Un candidat a le droit d'exercer son droit à l'effacement à tout moment. Pour traiter une telle demande de suppression manuelle dans quarksUp, suivez ces étapes :

Rendez-vous dans le suivi de vos recrutements.
Accédez à la fiche du candidat concerné que vous souhaitez supprimer.
Avant de procéder, vérifiez s'il est toujours rattaché à un poste ouvert ou clôturé.
Cliquez sur le bouton 'Supprimer' situé en bas de la fiche candidat.
Confirmez l'opération pour finaliser la suppression. Une fois l'opération confirmée, toutes les données personnelles du candidat sont définitivement supprimées, y compris les pièces jointes telles que le CV ou la lettre de motivation.

⚠️Il est important de noter que cette suppression est irréversible et n'est possible que si le candidat n'a pas été embauché via la plateforme.

Configuration de la suppression automatique des candidats dans quarksUp

Pour garantir une conformité continue avec le RGPD, les données des candidatures non retenues doivent être supprimées après un certain délai, qui est généralement fixé à un maximum de 2 ans après le dernier contact avec le candidat. quarksUp facilite cette obligation en permettant de configurer une règle d'archivage automatique.

Cette configuration s'effectue dans les Paramètres Espace de la rubrique Recrutement. Les paramètres à définir sont les suivants :

Activation de la suppression automatique
Durée de conservation (ex. : 24 mois)
Délai de prévenance avant suppression
Action automatique : suppression

Fonctionnement du processus automatique :

Lorsque le délai de prévenance est atteint, un e-mail de notification est automatiquement envoyé (via le modèle "Notification de date de dernière connexion du candidat")
À l'échéance du délai de conservation, la fiche candidat est automatiquement supprimée

⚠️Si le candidat se reconnecte sur son espace candidat quarksUp avant l'échéance, le compteur de conservation est automatiquement réinitialisé.

Point d'attention important : Les paramètres pris en compte par cette fonction automatique sont ceux enregistrés sur l'Espace défini comme étant l'Espace Candidat dans les paramètres application (CandidateSpaceReference). Assurez-vous que cette référence soit correctement configurée.

La mise en place de cette règle garantit que les données des candidats sont gérées conformément au RGPD sans nécessiter d'intervention manuelle constante.

Gestion des données dans quarksUp pour un candidat devenu collaborateur

Le traitement des données change lorsqu'un candidat est embauché et devient un collaborateur de l'entreprise. Dans quarksUp, les données de ce candidat sont alors transférées de la CVthèque vers la base d'administration du personnel. À partir de ce moment, ses informations ne sont plus régies par les règles de conservation des données de candidature, mais par les obligations légales liées au statut de salarié (gestion du contrat de travail, de la paie, etc.). Par conséquent, la suppression de ses données en tant que candidat n'est plus applicable. Ses droits au regard du RGPD restent cependant garantis en tant que salarié, selon le cadre réglementaire correspondant.

Bonnes pratiques RH pour la gestion des données de candidature et le RGPD

Pour une gestion des données candidats conforme au RGPD, il est recommandé d'adopter plusieurs bonnes pratiques RH.

Premièrement, il faut informer les candidats dès l'étape de la collecte de leurs données sur la manière dont elles seront traitées, par exemple via des mentions légales claires.

Deuxièmement, il est conseillé de centraliser la réception des demandes liées au RGPD, en utilisant par exemple un e-mail dédié ou un formulaire spécifique.

Troisièmement, il est crucial de conserver une preuve de traitement pour chaque demande reçue et traitée.

Enfin, il est important de réviser et de mettre à jour régulièrement les règles d'archivage automatique configurées dans le système pour s'assurer qu'elles restent alignées avec la politique de l'entreprise et la réglementation en vigueur.

Responsabilité du client dans l'activation des paramètres RGPD

Il est essentiel de souligner que la mise en conformité avec le RGPD relève de la responsabilité exclusive du client utilisateur de la plateforme quarksUp. En tant que responsable de traitement des données de ses candidats, le client doit activer et configurer les paramètres de gestion des données (notamment la suppression automatique et les durées de conservation) conformément à ses obligations légales et à sa politique interne.

quarksUp met à disposition les outils techniques nécessaires pour faciliter le respect du RGPD, notamment les fonctionnalités de suppression manuelle et automatique décrites dans ce document. Cependant, quarksUp ne peut en aucun cas être tenu responsable du traitement des données en l'absence d'activation ou de configuration appropriée de ces paramètres par le client.

Il incombe donc au client de :

Activer les fonctionnalités de gestion des données dans les paramètres de son espace
Définir des durées de conservation conformes à la réglementation applicable
Traiter les demandes d'exercice des droits des candidats dans les délais légaux
S'assurer de la conformité continue de ses pratiques avec le RGPD

Rappel important : quarksUp agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD et fournit les moyens techniques de conformité. Le client, en tant que responsable de traitement, reste le seul garant de la conformité de son utilisation de la plateforme et du respect des droits des personnes concernées.