Comment gérer le changement d’adresse email avant l’embauche ?
Utilisez l’email personnel avant la date d’embauche, puis passez à l’email pro une fois actif.
Le processus de gestion des adresses email pour un collaborateur avant son embauche officielle est crucial pour un onboarding réussi. Ce cas d'usage couvre la situation où un futur collaborateur ne dispose pas encore de son adresse email professionnelle. L'objectif est de lui fournir un accès initial via son adresse email personnelle, puis d'effectuer une transition transparente vers son email professionnel dès que celui-ci est créé et actif, garantissant ainsi une continuité d'accès aux systèmes RH.
Procédure avant la date d'embauche
Avant la date d’embauche effective, il existe deux cas de figure.
- Embauche via le module Recrutement : renseignez l’adresse email personnelle dans le champ « adresse perso ». Elle sera automatiquement dupliquée dans l’adresse email professionnelle lors de la création de la fiche collaborateur définitive (étape « préparer le contrat »), même si ce n’est pas visible dans le formulaire d’embauche.
- Embauche via le module People : en attendant l’embauche effective et la création de l’email professionnel, renseignez l’adresse email personnelle directement dans le champ Email (coordonnées professionnelles).
Dans les deux cas, cela garantit que les communications initiales, y compris les informations de connexion, sont envoyées à une adresse que le collaborateur consulte déjà.
Procédure après la création de l'email professionnel
Une fois que l'adresse email professionnelle du collaborateur a été créée, qu’elle est fonctionnelle et que la date d’embauche est atteinte, il est impératif de mettre à jour son profil dans le système RH (sinon le collaborateur risque de ne pas pouvoir accéder à son onboarding s’il est activé). Pour effectuer cette transition, modifiez le profil en plaçant la nouvelle adresse email professionnelle dans le champ Email , catégorie Coordonnées professionnelles principal.