Comment gérer le changement d’adresse email avant l’embauche ?
Utilisez l’email personnel avant la date d’embauche, puis passez à l’email pro une fois actif.
Le processus de gestion des adresses email pour un collaborateur avant son embauche officielle est crucial pour un onboarding réussi. Ce cas d'usage couvre la situation où un futur collaborateur ne dispose pas encore de son adresse email professionnelle. L'objectif est de lui fournir un accès initial via son adresse email personnelle, puis d'effectuer une transition transparente vers son email professionnel dès que celui-ci est créé et actif, garantissant ainsi une continuité d'accès aux systèmes RH.
Procédure avant la date d'embauche
Pour la gestion de l'accès d'un collaborateur avant sa date effective d'embauche, il est nécessaire d'utiliser son adresse email personnelle. Lors de la création ou de la configuration du profil du futur collaborateur dans le système RH, renseignez son adresse email personnelle dans les deux champs email prévus à cet effet. Cette étape assure que toutes les communications initiales, y compris les informations de connexion, sont dirigées vers une adresse que le collaborateur consulte déjà.
Procédure après la création de l'email professionnel
Une fois que l'adresse email professionnelle du collaborateur a été créée et est fonctionnelle, il est impératif de mettre à jour son profil dans le système RH. Pour effectuer cette transition, modifiez le profil en plaçant la nouvelle adresse email professionnelle dans le champ 'email' principal. Le système est configuré pour qu'après cette mise à jour, une alerte de changement de login soit automatiquement envoyée à l'adresse email personnelle du collaborateur. Cette notification est cruciale car elle l'informe du changement d'identifiant et lui permet de se connecter en utilisant ses nouvelles informations professionnelles.