Comment gérer la délégation d'entretien et le profil manager temporaire ?
La fonctionnalité de délégation permet à un collaborateur d'être désigné responsable d'entretien sans être manager. Le profil attribué est retiré automatiquement selon la configuration.
Contexte / Problème
La fonctionnalité de délégation permet à un collaborateur d'être désigné responsable d'entretien sans être manager. Le profil manager attribué pour la durée de la campagne est retiré automatiquement selon la configuration. Un cas limite a été identifié : lorsqu'un profil RH agissant en manager temporaire a fait signer le collaborateur, il peut devenir impossible de retransmettre l'entretien au manager réel pour que celui-ci appose à son tour sa signature.
Solution pas-à-pas
Fonctionnement de la délégation d'entretien
Dans quarksUp, un utilisateur désigné comme responsable d'entretien pour un collaborateur reçoit temporairement un profil manager lui permettant d'accéder à l'entretien et de le mener. Ce profil est distinct de son profil habituel.
Retrait du profil manager après la campagne
Le profil manager attribué par délégation est retiré automatiquement à la clôture de la campagne d'entretien, ou lorsque l'entretien passe au statut « Terminé », selon le paramétrage de votre instance.
Si le profil manager persiste après la clôture de campagne
Si un utilisateur conserve l'accès au profil manager après la clôture d'une campagne pour des délégations passées, contactez le support quarksUp pour un retrait manuel des accès résiduels.
Cas limite : impossible de retransmettre l'entretien au manager réel après signature par le RH en manager temporaire
Si un profil RH agissant comme manager temporaire (délégation) a déjà fait signer le collaborateur, le circuit de signature peut se retrouver bloqué pour la suite : le manager réel ne peut plus être sollicité pour apposer sa propre signature sur le même entretien.
- Vérifier le statut exact de l'entretien (étape de signature atteinte) avant toute tentative de retransmission.
- Si aucune option de retransmission au manager réel n'est disponible depuis l'interface, contacter le support avec l'identifiant de l'entretien et le détail du circuit de délégation utilisé.
- À titre préventif, lorsque cela est possible, préférer que le manager réel reprenne la main dès que possible plutôt que de laisser le profil RH en délégation mener l'entretien jusqu'à la signature.
Notes / Avertissements
Pour éviter que des utilisateurs conservent des accès manager indus sur plusieurs campagnes, clôturez proprement chaque campagne d'entretien plutôt que de la laisser expirer passivement. Le cas de blocage de retransmission après signature par un manager temporaire n'a pas de solution documentée dans l'interface standard à ce jour : un contournement via le support reste nécessaire.