Comment paramétrer la visibilité d'un document partagé selon les profils utilisateurs ?

La visibilité des documents partagés peut être limitée à certains profils. Voici comment configurer et diagnostiquer les accès.

Configurer les profils autorisés sur un document partagé

Dans Documents partagés (ou Base documentaire), chaque document peut être paramétré pour n'être accessible qu'à certains profils. Accédez au document > Paramètres d'accès > sélectionnez les profils autorisés (ex. Administrateur et Manager uniquement).

Rendre un document accessible uniquement au profil Manager

Il est possible de restreindre un document au seul profil Manager (par exemple, un document que seuls les managers doivent consulter) via les mêmes Paramètres d'accès : sélectionnez uniquement le profil Manager comme profil autorisé.

Cas particulier : les managers n'ont pas accès au module Actualité

Si des managers ne peuvent pas accéder au module Actualité depuis leur profil, il s'agit d'un problème distinct de la visibilité d'un document précis : c'est l'accès au module lui‑même qui est en cause, pas le paramétrage de visibilité d'un document donné.

1. Vérifiez dans Administration > Profils > [profil Manager] que le droit d'accès au module Actualité est bien activé pour ce profil.
2. Si le droit semble correctement configuré mais que l'accès reste bloqué, contactez le support quarksUp en précisant le profil concerné et le module (Actualité) pour vérifier si un droit supplémentaire ou un paramétrage de menu est manquant.
3. Une fois l'accès au module Actualité rétabli pour les managers, vous pourrez alors utiliser les Paramètres d'accès du document pour le restreindre spécifiquement au profil Manager si besoin.

Si un document reste visible par des profils non autorisés

Si un document paramétré pour les managers uniquement reste visible pour les collaborateurs, vérifiez que :

• Les profils non autorisés ne font pas partie d'un groupe de profils qui inclut les profils autorisés.
• Le paramétrage est bien enregistré.
• Le document n'est pas aussi présent dans un espace de diffusion public accessible à tous.

Suppression d'un document partagé impossible

Si vous rencontrez un message d'erreur lors de la suppression d'un document partagé, vérifiez que votre profil dispose bien des droits de suppression sur les documents partagés. Un administrateur peut ajuster ce droit dans Administration > Vues de droits.