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Comment paramétrer les mails automatiques du module Boarding ?

Contexte / Problème

Le module Boarding permet de paramétrer des mails automatiques tout au long du parcours d’onboarding (collaborateur, RH, managers). Un besoin fréquent : envoyer un mail au collaborateur pour confirmer que les RH ont bien pris en compte les informations qu’il a complétées dans son formulaire onboarding, en plus des mails déjà existants du parcours.

Solution pas-à-pas

  1. Le module Boarding s’appuie sur un workflow définissant les étapes du parcours d’onboarding : chaque étape peut potentiellement déclencher l’envoi d’un mail automatique si une action de type notification y est ajoutée.
  2. Ajouter un mail de confirmation de prise en compte du formulaire : identifiez, dans le workflow du parcours onboarding concerné, l’étape correspondant à la validation RH du formulaire complété par le collaborateur, puis ajoutez-y une action de notification/mail à destination du collaborateur. Le modèle de mail utilisé doit être créé ou sélectionné dans les documents de fusion / modèles de mails du module Boarding.
  3. Ajouter plusieurs mails tout au long du parcours via les activités : il est possible d’ajouter des mails supplémentaires directement dans les activités du parcours d’onboarding (et pas uniquement via le workflow global). Chaque activité de type communication/mail peut inclure un bouton d’envoi ; vérifiez, lors du paramétrage de l’activité, que le mail s’affiche correctement avec son bouton d’action pour le destinataire prévu.
  4. Testez chaque nouveau mail ajouté (workflow ou activité) en environnement staging avant de le déployer en production, en vérifiant le rendu du mail et la présence du bouton d’action attendu.

Notes / Avertissements

Le paramétrage exact de l’étape ou de l’action associée à la confirmation de prise en compte du formulaire peut varier selon la configuration de votre espace et du parcours onboarding utilisé. Si l’ajout d’un mail via une activité ne produit pas le rendu attendu (bouton absent, mail non déclenché), contactez le support quarksUp en précifiant le nom de l’activité et l’URL du parcours de test concerné.