Comment paramétrer les notifications et modèles de mails du module Recrutement ?

Module RECRUTEMENT

Où trouver les modèles de mails du module Recrutement ?

1. Accédez à l'administration de votre espace quarksUp.

2. Ouvrez la section Documents de fusion (ou Modèles de mails selon votre configuration).

3. Filtrez par module « Recrutement » pour afficher uniquement les modèles liés au workflow de recrutement.

Ajouter l'intitulé du poste dans le corps d'un mail

Pour faire apparaître le titre de l'annonce (et non l'emploi repère) dans le corps des mails de notification, utilisez le champ de fusion correspondant au « Titre de l'annonce ». Attention : le champ « Emploi repère » et le champ « Titre de l'annonce » sont deux champs distincts dans le dictionnaire de fusion Recrutement.

Si vous ne trouvez pas le bon champ, ouvrez le modèle concerné en mode édition, puis cliquez sur l'icône d'insertion de champ de fusion pour parcourir le dictionnaire disponible pour cet objet.

Certains modèles de mails ne sont pas modifiables

Certains modèles liés au workflow de recrutement (ex : « Mail recrutement accepté par Manager N2 ») peuvent générer un message d'erreur lors de la modification. Si c'est le cas :

Vérifiez que votre profil dispose du droit de modification des documents de fusion pour le module Recrutement.
Si le droit est présent mais que l'erreur persiste, contactez le support en précisant la référence du modèle concerné et le message d'erreur obtenu.

Ajouter le nom du candidat dans un mail de mobilité interne

Pour les mails liés à la bourse à l'emploi (mobilités internes), il est possible d'insérer le nom du collaborateur qui a candidaté en utilisant le champ de fusion correspondant au « Nom du candidat » ou « Nom du collaborateur » dans le dictionnaire de fusion Recrutement. La disponibilité de ce champ dépend du modèle utilisé ; si le champ n'apparaît pas, contactez le support.

Destinataires des mails d'entretien de recrutement

Les mails liés à un entretien de recrutement (invitation, convocation) sont envoyés à un ensemble de types de destinataires fixes définis par le modèle (par exemple candidat et organisateur). Un cas a été signalé où l'ajout d'un 3‑ème destinataire (par exemple le chargé de recrutement responsable d'un poste donné) via les cases à cocher du paramétrage du modèle ne modifiait pas réellement les destinataires réels du mail envoyé : quelle que soit la case cochée, seuls les mêmes types de destinataires recevaient le mail.

Vérifiez que le profil visé comme destinataire supplémentaire est bien un des types de destinataires pris en charge par ce modèle précis (certains modèles ne permettent pas d'ajouter n'importe quel rôle en destinataire).
Si le paramétrage semble correct mais que le destinataire supplémentaire ne reçoit toujours pas le mail, contactez le support en précisant le modèle exact, les cases cochées, et le rôle du destinataire attendu (ex : chargé de recrutement responsable du poste).

Affichage d'une horloge au lieu d'une date pour une réponse négative programmée

Suite à une évolution du module recrutement, l'écran de programmation d'une réponse négative (refus candidat) peut afficher une horloge (heure) au lieu de la date à laquelle le mail doit partir. Ce changement d'affichage correspond à une évolution du module recrutement ; si ce changement gêne l'usage habituel, remontez-le au support/produit pour évaluer si un retour à l'affichage par date ou une amélioration ergonomique est prévu.

Configurer une adresse expéditrice personnalisée

Par défaut, les mails du module Recrutement sont envoyés depuis l'adresse mailto:no-reply@quarksup.net. Si vous souhaitez utiliser une adresse spécifique à votre organisation (ex : mailto:recrutement@votre-entreprise.fr), cette adresse doit être authentifiée. Pour cela :

Ouvrez un ticket support en précisant l'adresse e‑mail expéditrice souhaitée.
L'équipe quarksUp vous transmettra la liste des enregistrements DNS à configurer chez votre fournisseur de domaine.
Une fois les enregistrements DNS ajoutés, signalez-le au support pour finaliser l'activation.

⚠️ Si vous recevez plusieurs fois la même notification lors d'un changement d'étape candidat, vérifiez qu'un seul groupe de profils est paramétré en destinataire pour ce modèle. Un double paramétrage peut entraîner des envois multiples.