Comment repasser un contrat signé électroniquement en statut « Projet » pour le modifier ?

Contexte / Problème

Une fois qu'un contrat a été signé électroniquement, il passe au statut « Signé » et est verrouillé. Si les conditions changent (par exemple, une date de prise de poste avancée, ou une erreur de manipulation lors de la génération), le RH ne peut plus le modifier directement depuis l'interface quarksUp.

Solution pas-à-pas

1. Identifiez le contrat concerné dans le module Embauche ou dans la fiche du salarié, onglet Contrats.
2. Notez le nom du salarié, la date du contrat et le nom de l'instance.
3. Contactez le support quarksUp via le portail de tickets en demandant explicitement le passage du contrat en statut « Projet ». Si un PDF de contrat a déjà été généré par erreur, demandez également sa suppression dans la même demande.
4. L'équipe support effectuera la modification en back-office (repassage en « Projet » et, le cas échéant, suppression du PDF existant).
5. Une fois le contrat repassé en « Projet », apportez les modifications nécessaires.
6. Régénérez le document de contrat depuis le formulaire.
7. Renvoyez le contrat en signature électronique.

Notes / Avertissements

• Cette opération ne peut pas être effectuée par l'utilisateur : elle nécessite une intervention du support.
• Si le contrat a déjà été signé par le salarié, informez-le qu'un nouveau contrat lui sera envoyé.
• Le nouveau contrat envoyé est un document distinct. L'historique est conservé mais le nouveau remplace l'ancien dans les documents actifs.
• Ce cas se produit aussi suite à une simple erreur de manipulation (contrat passé par erreur au statut « Signé » avec génération d'un PDF non souhaité) : la demande au support reste la même (repasser en Projet, supprimer le PDF si besoin) qu'il s'agisse d'un changement de date ou d'une erreur de saisie.
• Prévoyez ce délai dans votre planning d'embauche si la date d'entrée est proche.