Comment restreindre l’accès à un document de fusion selon le profil utilisateur ?

À quoi sert un document de fusion dans quarksUp ?

Les documents de fusion sont des modèles de documents (contrats, avenants, courriers…) disponibles dans le module Boarding ou dans les mises à jour de poste. Ils utilisent des champs de fusion pour générer automatiquement un document personnalisé pour chaque collaborateur.

Comment masquer un document de fusion pour certains profils ?

Si vous souhaitez qu'un document de fusion (ex. : avenant CDD) ne soit plus proposé à un profil particulier (ex. : référent administratif, directeur de site), la démarche à suivre est la suivante :

1. Accédez à l'administration des documents de fusion : Administration > Documents de fusion (ou via le module Boarding selon votre configuration).
2. Sélectionnez le document concerné.
3. Vérifiez les droits d'accès ou le paramétrage de visibilité par profil associé à ce document.
4. Retirez ou réduisez les accès pour les profils que vous souhaitez exclure.

Si vous ne disposez pas des droits nécessaires pour effectuer cette opération depuis votre espace, contactez le support quarksUp en indiquant le nom du document concerné, les profils à restreindre et le contexte (espace de production, staging, etc.).

Masquer un document de fusion via un workflow d'entretien

Il est également possible de masquer un document de fusion à une étape précise d'un workflow d'entretien (ex. : à l'étape « transmettre au manager pour visa »), via une action dédiée de type « masque le document de fusion » ajoutée dans les étapes du profil concerné.

Cas particulier : l'action « masque le document de fusion » ne s'applique pas pour le profil employé alors qu'elle fonctionne pour le profil administrateur

Un cas a été signalé où l'action de masquage, correctement ajoutée dans le workflow pour le profil employé, reste sans effet lors d'un test avec ce profil (le mail à sélectionner reste proposé à l'étape concernée) — alors que le même paramétrage appliqué au profil administrateur SIRH fonctionne normalement.

1. Vérifiez que l'action de masquage est bien positionnée sur la ou les bonnes étapes du workflow pour le profil employé (et pas seulement pour le profil administrateur).
2. Vérifiez également, à la demande, si le document de fusion reste bien masqué pour les autres profils concernés par le même workflow (responsable d'entretien, manager).
3. Si l'incohérence persiste entre profils malgré un paramétrage identique en apparence, contactez le support quarksUp avec le nom exact du workflow (ex : « Workflow avec une étape de préparation »), l'étape concernée, et les profils testés (employé vs administrateur).

Cas particulier : désactiver les avenants CDD pour un profil

Un cas fréquent consiste à vouloir empêcher les référents administratifs de générer des avenants CDD, afin d'éviter des erreurs d'impact sur la paie.

Dans ce cas, la solution recommandée est :

• Soit de retirer le document de fusion du périmètre du profil concerné comme décrit ci-dessus.
• Soit de contacter le support si la modification n'est pas réalisable depuis l'interface d'administration de votre espace.

Bon à savoir

• La liste des documents de fusion disponibles pour un profil est déterminée à la fois par les droits du profil et par le paramétrage du document lui-même.
• Une modification de la visibilité d'un document de fusion prend effet immédiatement pour les utilisateurs concernés.
• Le masquage d'un document via une action de workflow peut se comporter différemment selon le profil testé : une vérification croisée entre profils (employé, responsable d'entretien, manager, administrateur) est recommandée après tout paramétrage de ce type.