Comment suivre les relances envoyées pour la signature électronique d'un contrat ?
Il est possible de consulter l'historique des relances de signature et de les paramétrer depuis la configuration du module de signature électronique.
Contexte
Lors du processus de signature électronique de contrats dans quarksUp (via Universign ou le prestataire de signature configuré), des relances automatiques peuvent être envoyées au signataire qui n'a pas encore validé. En tant qu'administrateur, vous pouvez avoir besoin de savoir combien de relances ont été effectuées et dans quel délai, ou de diagnostiquer pourquoi un salarié ne reçoit pas ces mails.
Accéder au suivi des relances
- Accédez à la fiche de l'employé concerné > module Boarding ou Contrats.
- Ouvrez le contrat en attente de signature.
- Consultez l'onglet ou la section Historique / Journal de signature pour voir les dates d'envoi et de relance.
Selon la version de votre instance, cet historique peut être accessible directement sur la fiche du contrat ou via les logs de suivi du prestataire de signature.
Paramètres des relances automatiques
- Nombre de relances : défini lors de la configuration du module de signature.
- Fréquence : généralement paramétrable en jours entre chaque relance.
- Durée de validité du lien : le lien de signature expire après 14 jours. Passé ce délai, le processus doit être annulé et relancé manuellement.
Pour consulter ou modifier ces paramètres : Paramétrage > Signature électronique > Configuration des relances.
Relancer manuellement
- Annulez le processus de signature en cours depuis la fiche contrat.
- Réenvoyez le contrat à la signature depuis le même menu (bouton « Relancer la signature »).
Cas particulier : le salarié ne reçoit aucun mail malgré une adresse correcte et une relance manuelle
Un cas a été signalé où un salarié bloqué dans le processus de signature (adresse e-mail vérifiée correcte, absence dans les spams/indésirables) ne reçoit toujours pas le mail de signature, y compris après une relance manuelle via le bouton « Relancer la signature », et où le Suivi des e-mails de sa fiche ne montre aucune trace de l'envoi.
- Vérifiez le Suivi des e-mails de la fiche salarié pour confirmer qu'aucun envoi n'y apparaît (et pas seulement un envoi resté sans réponse).
- Si aucune trace d'envoi n'existe malgré la relance manuelle, il ne s'agit probablement pas d'un problème de réception (spam, adresse erronée) mais d'un blocage en amont de l'envoi lui-même.
- Contactez le support quarksUp avec le nom du salarié, son adresse e-mail, et la date de la tentative de relance manuelle, pour investigation sur le profil concerné.
Bon à savoir
Si l'adresse email du signataire est incorrecte ou bloquée (rebond, filtre anti-spam), les relances automatiques n'arriveront pas à destination. Consultez l'article L'adresse e-mail d'un utilisateur ne reçoit pas les mails quarksUp : comment diagnostiquer ? pour vérifier l'état de livraison. Si en revanche le Suivi des e-mails ne montre aucune trace d'envoi du tout, y compris après une relance manuelle, orientez le diagnostic vers un blocage de l'envoi plutôt que vers un problème de réception.