Comment valider un plan prévisionnel et effectuer un transfert opérationnel dans quarksUp ?
Valider et figer le plan prévisionnel, basculer vers le plan opérationnel, puis clôturer le plan de l'année et créer le plan de l'année suivante.
Contexte / Problème
Le plan de formation suit un cycle de vie annuel : un plan prévisionnel est constitué, puis validé (ce qui le fige), et déclenche automatiquement le plan opérationnel (réel) sur lequel se fait le suivi. En fin de période, il faut clôturer le plan prévisionnel de l'année et ouvrir / créer le plan de l'année suivante.
Les gestionnaires RH posent deux questions récurrentes : comment valider le plan prévisionnel et basculer vers le plan opérationnel ? et comment clôturer le plan prévisionnel en cours puis ouvrir ou créer le plan de l'année suivante (par exemple clôturer le prévisionnel 2026 et créer le plan 2027) ?
Solution pas-à-pas
- Traiter toutes les demandes. Le Responsable RH attribue à chaque demande le statut « Acceptée » (intégrée au plan) ou « Refusée ». La validation n'est possible que lorsque toutes les demandes ont été traitées.
- Associer chaque demande acceptée à une action de formation. Cette association est indispensable au chiffrage précis du plan prévisionnel.
- Valider le plan prévisionnel. La validation fige le plan : il devient non modifiable et sert de référence officielle pour l'audit, le pilotage et le reporting.
- Transfert vers le plan opérationnel. La validation déclenche automatiquement la copie intégrale du plan prévisionnel vers le plan de formation opérationnel (réel) — actions et demandes associées comprises — sans ressaisie manuelle. Ce plan réel sert au suivi tout au long de la période.
- Clôturer le plan prévisionnel de l'année et ouvrir le plan suivant. En fin de période, clôturer le plan prévisionnel écoulé, puis créer / ouvrir le plan de l'année suivante dans le module Formation, en paramétrant le nouveau plan (type « prévisionnel », période N+1). Cette étape ouvre le recueil des demandes pour la nouvelle campagne (ex. campagne EAD/EA) et permet de créer le plan de l'année à venir.
- Demandes issues des entretiens arrivant après la clôture. Les demandes dont l'origine est « entretien » et qui remontent après la clôture du prévisionnel sont gérées selon le paramétrage du module (type prévisionnel, période N+1) : se reporter à l'article dédié à la gestion des demandes prévisionnelles et du plan de formation.
Notes / Avertissements
- Une fois validé, le plan prévisionnel est figé : toute modification ultérieure passe par le plan opérationnel ou par un nouveau plan.
- Distinguer la période du plan de formation (ex. 01/06/N → 31/05/N+1) de la période de la campagne d'entretiens (ex. 01/01 → 31/12) : leur décalage conditionne le sort des demandes remontant des entretiens.
- La validation du plan de développement des compétences implique plusieurs acteurs (Direction générale, Direction financière, managers, et le cas échéant les IRP) ; argumenter les priorités retenues et l'alignement stratégique facilite la validation.
- ⚠️ À confirmer par un référent produit : les libellés exacts des étapes de clôture du plan prévisionnel et de création du plan de l'année suivante peuvent varier selon le paramétrage de l'espace.