Peut-on modifier le matricule quarksUp attribué par défaut à un collaborateur, et quelles précautions prendre ?
Remplacer le matricule attribué par défaut à l'embauche par un autre matricule, et impacts à anticiper.
Contexte / Problème
Lors d'une embauche, quarksUp attribue un matricule par défaut au collaborateur. Des gestionnaires souhaitent le remplacer par un autre matricule (par exemple pour l'aligner sur la paie, un autre outil, ou reprendre un ancien matricule). Un cas a été signalé où une demande de modification de matricule, bien que validée dans le workflow, n'est en réalité pas appliquée sur la fiche du collaborateur.
Solution pas-à-pas
- Le matricule peut être modifié sur la fiche du collaborateur (données d'identification / matricule), avec un profil disposant des droits adéquats.
- Avant de modifier, identifier les interfaces et exports qui s'appuient sur ce matricule (paie SILAE/Sage/ADP, GTA, LMS, connecteurs) : le matricule sert souvent de clé de correspondance.
- Effectuer la modification, puis vérifier la cohérence dans les exports/interfaces et l'historique du collaborateur.
- Si le matricule est utilisé comme clé d'un connecteur, coordonner le changement avec l'outil cible pour éviter la création d'un doublon ou une rupture de correspondance.
Cas particulier : demande de modification validée mais non appliquée
Si une demande de modification de matricule (par exemple pour reprendre un ancien matricule) a été validée dans le workflow mais que le changement n'apparaît pas sur la fiche du collaborateur :
- Vérifiez que le nouveau matricule visé n'est pas déjà utilisé par une autre fiche (active ou inactive) : un conflit silencieux peut empêcher l'application du changement sans message d'erreur explicite.
- Vérifiez le statut exact de la demande de modification (validée à toutes les étapes du workflow, pas seulement à l'étape en cours).
- Si aucune anomalie évidente n'explique le blocage, contactez le support quarksUp avec le matricule actuel, le matricule cible et l'identifiant de la demande de modification concernée.
Notes / Avertissements
- Changer un matricule déjà utilisé par une interface peut provoquer des doublons ou des rejets d'import côté outil cible : anticiper l'impact avant toute modification en production.
- Préférer une modification avant la première transmission en paie / aux interfaces lorsque c'est possible.
- Une demande de modification de matricule validée dans le workflow n'est pas toujours répercutée automatiquement sur la fiche : ce point mérite une vérification systématique après validation, en particulier lorsqu'un ancien matricule est réutilisé.
- ⚠️ À confirmer par un référent produit : le caractère modifiable du matricule et les impacts exacts dépendent du paramétrage et des interfaces de l'espace.