Pourquoi certaines valeurs ne sont-elles pas disponibles dans un espace ?

Qu’est‑ce qu’une valeur de référentiel ?

Une valeur de référentiel est une valeur proposée dans une liste structurée.

Par exemple, selon les modules utilisés, il peut s’agir :

• d’un type de contrat ;
• d’un service ou département ;
• d’un motif d’embauche ou de mobilité ;
• d’une catégorie de collaborateur ;
• d’une nature de formation ;
• d’un organisme de formation ;
• d’un type de document ;
• d’une période, d’une famille ou d’un domaine.

Ces valeurs permettent d’harmoniser les saisies et d’éviter que chaque utilisateur renseigne librement des informations différentes pour une même donnée.

Pourquoi une valeur peut dépendre de l’espace ?

Dans un environnement multi‑espaces, chaque espace peut avoir ses propres règles, profils, droits, modules ou référentiels.

Certaines valeurs peuvent être communes à plusieurs espaces. D’autres peuvent être propres à un espace donné, parce qu’elles ne concernent qu’une société, un pays, une population ou un contexte particulier.

Il existe aussi des valeurs gérées par quarksUp, utilisées pour assurer le bon fonctionnement de la plateforme ou de certains modules. Ces valeurs peuvent être visibles dans une liste sans être modifiables par votre organisation.

Causes fréquentes

1. La valeur appartient à un autre espace

La valeur peut exister dans quarksUp, mais être rattachée à un autre espace. Dans ce cas, elle ne s’affiche pas dans l’espace actuellement utilisé, car elle n’est pas disponible dans ce contexte.

2. Le référentiel est propre à l’espace

Certains référentiels peuvent être propres à un espace. Cela signifie que chaque espace dispose de sa propre liste de valeurs. Par exemple, deux espaces peuvent utiliser un même type de référentiel, mais avec des valeurs différentes selon les besoins de chaque entité ou population.

3. Le référentiel est commun, mais la valeur n’est pas disponible dans ce contexte

Certaines valeurs peuvent être communes à plusieurs espaces, mais ne pas être proposées dans toutes les listes ou dans tous les modules. Dans ce cas, la valeur peut exister dans votre environnement quarksUp, mais ne pas être disponible dans le contexte où vous la recherchez.

4. La valeur est gérée par quarksUp

Certaines valeurs sont fournies ou gérées par quarksUp. Elles peuvent être nécessaires au fonctionnement d’un module ou d’un paramétrage. Ces valeurs peuvent être visibles, mais non modifiables ou non supprimables par votre organisation.

5. La valeur n’est pas disponible pour le module concerné

Une valeur peut être présente dans un référentiel, mais ne pas être utilisée par le module ou le formulaire dans lequel vous travaillez. Dans ce cas, la valeur ne sera pas proposée dans la liste, même si elle existe ailleurs dans quarksUp.

6. Les droits de l’utilisateur limitent l’accès

Les valeurs visibles peuvent aussi dépendre du profil de l’utilisateur, de son périmètre ou des droits associés à son profil. Si l’utilisateur n’a pas accès au module, à l’espace ou au contexte concerné, certaines valeurs ou actions peuvent ne pas apparaître.

7. La valeur ne correspond pas au contexte de la donnée

Certaines listes peuvent être filtrées selon le contexte : entité, collaborateur, campagne, formation, document, espace ou autre information liée. Une valeur peut donc être masquée si elle ne correspond pas à la situation ou au formulaire en cours.

Que vérifier si une valeur n’apparaît pas ?

1. l’espace actuellement utilisé ;
2. le module ou formulaire concerné ;
3. le référentiel auquel appartient la valeur ;
4. si le référentiel est commun à plusieurs espaces ou propre à l’espace ;
5. la disponibilité de cette valeur dans l’espace ;
6. si la valeur est gérée par quarksUp ou par votre organisation ;
7. le profil de l’utilisateur ;
8. le périmètre attribué à ce profil ;
9. les droits associés au module concerné ;
10. le rattachement organisationnel de la donnée ou du collaborateur ;
11. les éventuels filtres appliqués par le contexte.

Dans de nombreux cas, la valeur existe bien, mais elle n’est pas disponible dans l’espace, le module ou le contexte actuellement utilisé.

Exemple

Une organisation utilise deux espaces : France et Belgique.

Un motif ou une catégorie peut être disponible dans l’espace France, mais ne pas apparaître dans l’espace Belgique si le référentiel de cet espace ne contient pas cette valeur.

De la même manière, une valeur liée à une campagne, une formation ou un document peut ne pas être proposée si elle n’est pas compatible avec le contexte utilisé.

À retenir

Une valeur absente d’une liste ne signifie pas forcément qu’elle n’existe pas dans quarksUp. Elle peut dépendre de l’espace, de la portée du référentiel, du module, du profil, du périmètre ou du contexte de la donnée. Pour comprendre pourquoi elle n’apparaît pas, commencez toujours par vérifier l’espace utilisé, le référentiel concerné et le type de valeur recherchée.