Pourquoi le coût affiché pour un collaborateur en état « Prévu » correspond‑il au coût total de l'action de formation ?

Contexte / Problème

Plusieurs clients (Enablon, American Express notamment) signalent que le coût affiché pour les collaborateurs en état « Prévu » dans une action de formation correspond au coût total de l'action, et non à une quote-part par stagiaire — ce qui, lors d'une extraction SAD, donne l'impression que le coût de la formation est multiplié par le nombre de collaborateurs encore à l'état « Prévu ». Exemple : coût de session 4675€ (coûts pédagogiques + frais, soit 4500€ répartis par session et non par stagiaire), mais chaque collaborateur en état « Prévu » affiche 4675€ dans l'extraction, faussant le reporting budgétaire. Un second cas, distinct, a également été signalé : un même collaborateur peut apparaître deux fois dans le suivi des dépenses de formation, ce qui fausse également les montants totaux.

Solution pas-à-pas

1. Comprendre la logique de quarksUp : le coût d'une action de formation peut être saisi « par session » (coûts pédagogiques, transport formateur) ou « par stagiaire » (frais de test, etc.). Tant qu'un collaborateur reste à l'état « Prévu » (non positionné sur une session précise), le système lui impute le coût total de l'action, car il n'a pas encore été rattaché à une session dont le coût serait ventilé.
2. Dès qu'un collaborateur est positionné sur une session (état « Engagé »), il hérite du coût de cette session, réparti entre les collaborateurs inscrits sur cette même session.
3. Pour éviter la distorsion dans les extractions SAD/reporting budgétaire, positionner les collaborateurs sur une session dès que possible plutôt que de les laisser à l'état « Prévu » pendant une longue période.
4. Si tous les collaborateurs ne peuvent pas être positionnés simultanément sur une session (contrainte opérationnelle), effectuer les extractions de reporting budgétaire en distinguant les collaborateurs « Prévu » (coût de l'action, à ne pas additionner tel quel) des collaborateurs « Engagé » (coût de session déjà ventilé), pour éviter un double comptage.
5. Si un ajustement du mode de calcul est nécessaire pour un client spécifique (ex. répartition automatique même à l'état « Prévu »), contacter le support quarksUp pour évaluer une évolution ou un paramétrage particulier.

Cas distinct : un collaborateur apparaît deux fois dans le suivi des dépenses

Si un même collaborateur apparaît deux fois dans le suivi des dépenses de formation (et non pas seulement avec un montant élevé lié à l'état « Prévu »), il ne s'agit pas du mécanisme de ventilation décrit ci-dessus mais probablement d'un doublon d'inscription ou de suivi (par exemple rattachement du collaborateur à deux lignes de suivi pour la même action). Vérifiez s'il existe deux inscriptions ou deux statuts distincts pour ce collaborateur sur la même action/session ; si aucune double inscription n'est visible côté utilisateur, contactez le support quarksUp avec le nom du collaborateur et l'action de formation concernée pour investigation.

Notes / Avertissements

• Ce comportement de coût plein en état « Prévu » a été observé chez plusieurs clients (Enablon, American Express) et n'est pas spécifique à un seul dossier : il s'agit du fonctionnement standard actuel de quarksUp concernant la ventilation des coûts entre l'action et la session.
• Cet article devra être complété par l'équipe Produit/Support pour préciser s'il s'agit d'un comportement voulu ou d'une anomalie à corriger, et si une évolution est prévue pour ventiler automatiquement le coût de l'action entre les collaborateurs « Prévu ».
• Le cas de duplication d'un collaborateur dans les dépenses est un symptôme différent (probable doublon technique) et ne doit pas être confondu avec l'imputation du coût plein en état « Prévu » : bien distinguer les deux lors du diagnostic.
• Les responsables formation doivent être sensibilisés à ce mécanisme lors de la construction de leurs reportings budgétaires afin d'évérer les erreurs d'interprétation.