Pourquoi le lancement d'un onboarding peut-il être bloqué, et comment gérer un parcours déjà en cours ?

Plusieurs causes peuvent bloquer le lancement : le contexte de lancement (espace, statut de l'embauche), le paramétrage du parcours, un parcours du même type déjà ouvert, ou la case « Mail de bienvenue » du formulaire de lancement. Si un contrôle échoue, aucun parcours n'est créé : le parcours et ses activités sont créés en une seule fois, ou pas du tout.

Que vérifier avant de lancer l'onboarding ?

L'espace : l'onboarding doit être lancé depuis un espace de type « Entreprise ». Il ne fonctionne pas depuis un espace d'administration (par exemple un espace « Groupe »).
Le statut de l'embauche : si le parcours comporte des étapes liées au dossier administratif du collaborateur, l'embauche doit être passée au statut « Préparation de contrat ». À défaut, une erreur liée au poste du collaborateur apparaît.
Les champs personnalisés : si le parcours contient un formulaire avec un champ personnalisé de type liste de valeurs, ce champ doit être correctement rattaché à sa liste. Un champ mal configuré bloque l'ouverture du formulaire.
Un parcours du même type déjà ouvert : un collaborateur ne peut avoir qu'un parcours de chaque type (onboarding, crossboarding, offboarding) à l'état À commencer, En cours ou À terminer. Un parcours interrompu ou terminé ne bloque pas.
Pour un offboarding : si le poste n'a pas de date de fin, seuls les modèles de crossboarding sont proposés.
L'adresse e-mail du collaborateur : vérifiez qu'elle est correcte. Une erreur sur ce champ peut nécessiter un nouvel envoi du mail d'activation une fois corrigée.

Un message d'erreur bloque la validation : que faire ?

Décochez la case « Mail de bienvenue » du formulaire de lancement, puis relancez l'envoi.
Si vous souhaitez que le collaborateur reçoive malgré tout le mail de bienvenue, envoyez-le-lui manuellement une fois l'onboarding lancé.
Si le message est « La référence saisie existe déjà, merci de la modifier. », il s'agit d'une anomalie connue, qui survient lorsque le collaborateur est lui-même l'animateur d'une activité Réunion du parcours. Contactez le support quarksUp.
Si l'erreur persiste après ces vérifications, contactez votre interlocuteur quarksUp.

Ce comportement a notamment été observé avec un profil Administrateur 2 : si vous rencontrez une situation similaire avec un autre profil, vérifiez vos droits d'accès.

Comment arrêter un parcours déjà lancé ?

Supprimez d'abord les activités que vous ne voulez pas garder. Une fois le parcours interrompu, il n'est plus possible de supprimer une activité isolée.
Interrompez le parcours depuis son écran de détail. Le parcours et son historique sont conservés.
Pour le faire disparaître, supprimez-le : la suppression n'est possible que sur un parcours interrompu ou terminé.

Que deviennent les éléments créés par le parcours ?

Interrompre le parcours n'a aucun effet sur les questionnaires, réunions, formulaires et inscriptions de formation déjà créés : ils restent actifs.
Supprimer le parcours supprime ses questionnaires, réunions et formulaires, mais pas les inscriptions de formation, à traiter dans le module Formation.
Réactiver un parcours interrompu ne recrée rien de ce qui a été supprimé entre-temps.

Le détail du parcours ne s'ouvre plus : que faire ?

Contactez le support quarksUp.