Pourquoi les coûts ne remontent-ils pas dans une action du plan lors de la saisie de nouvelles demandes prévisionnelles ?
Lors de la saisie de demandes prévisionnelles dans le plan de formation, les coûts n'apparaissent pas dans l'action correspondante, même si un coût est renseigné dans la fiche programme. Il est également impossible d'ajouter un coût directement dans l'action.
Contexte / Problème
Un gestionnaire souhaite saisir des demandes prévisionnelles dans le plan de formation et constate que les coûts ne remontent pas dans l'action : il est impossible d'ajouter un coût directement dans l'action depuis le suivi du plan, et le coût renseigné dans la fiche programme n'apparaît pas automatiquement dans les demandes ou dans le suivi. Un autre comportement, lié mais distinct, a également été signalé : lorsque des collaborateurs d'une même action de formation ne sont pas tous positionnés simultanément sur une session, le coût affiché peut être compté plusieurs fois.
Solution pas-à-pas
- Saisissez les coûts directement au niveau de la session de formation, dans l'onglet Dépenses de la session (et non dans la fiche programme) : c'est depuis cet onglet que les coûts remontent dans le suivi du plan.
- Vérifiez que la demande prévisionnelle est bien rattachée à une action de formation et à une session pour que les coûts soient pris en compte dans le suivi.
- Attention à la duplication de coût pour les collaborateurs restés à l'état « Prévu » : les collaborateurs inscrits en session (état « Engagé ») héritent du coût de la session, réparti par collaborateur. En revanche, les collaborateurs restés à l'état « Prévu » dans l'action se voient chacun attribuer le coût total de l'action (et non une quote-part), ce montant s'ajoutant à celui de la session dans les extractions (SAD, Enablon...). Exemple : coût de la session = 4 675 €, mais chaque collaborateur à l'état « Prévu » affiche également 4 675 € alors que le coût pédagogique réel est de 4 500 € par session (et non par stagiaire).
- Pour limiter cet effet, positionnez tous les collaborateurs d'une action sur la session dès que possible, afin d'éviter que des collaborateurs restent longtemps à l'état « Prévu » avec le coût total de l'action.
- Si les champs de coût restent non modifiables, ou si la duplication de coût fausse significativement vos reportings budgétaires, contactez le support quarksUp.
Notes / Avertissements
Le coût d'une fiche programme n'est pas reporté automatiquement dans le suivi du plan pour les demandes prévisionnelles ; il doit être saisi dans l'onglet Dépenses de la session. Ce comportement de duplication du coût pour les collaborateurs à l'état « Prévu » a été observé chez plusieurs clients (dont American Express), ce qui suggère un comportement produit généralisé plutôt qu'un cas isolé, et fausse les reportings budgétaires tant que les collaborateurs restent à l'état « Prévu ».