Pourquoi une candidate est-elle introuvable dans le module recrutement alors que son adresse email existe déjà ?
Comprendre le comportement de quarksUp face à une adresse email déjà présente dans la base et comment retrouver le profil concerné
Problème
Un recruteur ne retrouve pas un profil de candidat dans le module Recrutement. En tentant de le créer manuellement, un message indique que l'adresse email existe déjà, ce qui rend impossible la création d'un nouveau profil ou d'un contrat. Un cas particulier concerne les candidatures spontanées d'un candidat ayant déjà un compte/CV déposé auparavant : la nouvelle candidature spontanée peut ne laisser aucune trace visible dans la CVthèque ni dans les candidatures du jour, alors même qu'un accusé de réception a bien été envoyé au candidat, ce qui bloque tout traitement de sa nouvelle demande.
Cause(s)
- L'adresse email est déjà associée à un profil existant : un ancien candidat, un collaborateur actif ou un ancien salarié utilise la même adresse dans la base quarksUp.
- Le profil est archivé ou dans la CVthèque : le profil existe mais n'apparaît pas dans les recherches standard car il est archivé ou classé en CVthèque.
- Doublons entre module Recrutement et module People : l'email est déjà renseigné sur une fiche salariée, ce qui crée un conflit lors de la création d'un profil candidat.
- Cas particulier : candidature spontanée d'un candidat déjà connu, invisible malgré un accusé de réception envoyé. Lorsqu'un candidat ayant déjà un profil (ex. ancienne candidature à un stage) dépose une nouvelle candidature spontanée, celle-ci peut ne pas apparaître dans la CVthèque ni dans les candidatures reçues à la date attendue, alors qu'un accusé de réception automatique a bien été envoyé au candidat. Cela suggère que la nouvelle candidature a bien été reçue techniquement par le système, mais qu'elle n'a pas été correctement rattachée ou affichée sur le profil existant du candidat.
Solution(s)
- Rechercher par email dans tous les modules : effectuer une recherche globale avec l'adresse email concernée — vérifier à la fois dans Recrutement > Candidats, Recrutement > CVthèque et dans la base Salariés.
- Vérifier les profils archivés : activer les filtres Archivés ou Tous les statuts dans le module Recrutement pour faire apparaître les profils masqués.
- Désarchiver si nécessaire : si le profil est archivé, le réactiver pour pouvoir l'utiliser dans un nouveau processus de recrutement.
- Cas de conflit avec une fiche salariée : si l'email est utilisé par un ancien salarié, utiliser le processus de réembauche plutôt que de créer un nouveau profil candidat — cela évite les doublons et assure la continuité de l'historique.
- Cas d'une candidature spontanée invisible malgré un accusé de réception envoyé : si une nouvelle candidature (spontanée ou non) d'un candidat déjà connu semble avoir été reçue (accusé de réception envoyé) sans être visible ni dans la CVthèque ni dans les candidatures du jour, ne considérez pas qu'elle a été perdue sans vérification : contactez le support quarksUp avec l'adresse email du candidat, la date et l'heure exactes de la candidature, et la référence de l'ancien profil trouvé dans la CVthèque, pour investigation sur le rattachement de la nouvelle candidature à ce profil existant.
En résumé
Une adresse email déjà présente dans la base empêche la création d'un nouveau profil. La solution consiste à retrouver le profil existant (archivé ou en CVthèque) et à l'utiliser directement, ou à passer par le processus de réembauche si l'email est lié à un ancien salarié. Si une nouvelle candidature d'un candidat déjà connu semble avoir disparu malgré un accusé de réception envoyé, il s'agit d'un cas de rattachement à investiguer avec le support plutôt qu'une simple absence de trace à constater.