Que deviennent les données historiques lorsqu’un collaborateur change d’entité ou d’espace ?

Ce qui peut changer lors d’une mobilité

Un changement d’entité ou d’espace peut modifier la façon dont un collaborateur est visible dans quarksUp.

Selon la configuration de votre organisation, cette mobilité peut avoir un impact sur :

l’espace dans lequel le collaborateur apparaît ;
l’entité ou le service auquel il est rattaché ;
le périmètre des utilisateurs qui peuvent le consulter ;
les modules dans lesquels ses données sont visibles ;
l’accès à certaines données créées avant le changement.

Les données historiques peuvent donc rester présentes, mais ne plus apparaître au même endroit ou pour les mêmes utilisateurs.

Les données historiques sont‑elles conservées ?

En règle générale, les données déjà créées restent associées à leur contexte d’origine.

Par exemple, une information créée dans un espace, une campagne ou une entité donnée peut rester rattachée à ce contexte, même si le collaborateur est ensuite rattaché à une autre entité ou à un autre espace.

Cela permet de préserver l’historique, mais peut aussi expliquer pourquoi certaines informations ne sont plus visibles depuis le nouveau contexte du collaborateur.

Certaines informations peuvent également être figées au moment de leur création. Si le collaborateur change ensuite d’espace ou d’entité, ces informations ne sont pas toujours automatiquement recalculées ou rattachées au nouveau contexte.

Pourquoi une donnée peut ne plus apparaître ?

Une donnée historique peut ne plus être visible pour plusieurs raisons :

elle a été créée dans un autre espace ;
elle est rattachée à une ancienne entité ;
elle dépend d’une campagne ou d’un module lié à l’ancien contexte ;
l’utilisateur qui consulte n’a pas de droits sur l’espace d’origine ;
le périmètre de l’utilisateur ne couvre pas l’ancienne entité ;
le collaborateur est désormais visible dans un autre espace ou une autre population ;
la donnée a été enregistrée avec les informations disponibles au moment de sa création.

Dans ce cas, la donnée n’est pas forcément supprimée : elle peut simplement ne pas être accessible depuis l’espace, le profil ou le périmètre actuellement utilisé.

Exemple : changement d’espace

Si un collaborateur passe d’un espace à un autre, certaines données créées dans l’espace d’origine peuvent rester consultables uniquement depuis cet espace d’origine, selon les droits et le paramétrage de votre environnement.

C’est notamment possible pour des données liées à des campagnes, des formulaires, des référentiels ou des workflows propres à cet espace.

Un collaborateur peut donc être visible dans son nouvel espace, tandis que certaines données passées restent attachées à l’espace dans lequel elles ont été créées.

Si une donnée historique n’apparaît pas après une mobilité, vérifiez d’abord l’espace d’origine, l’espace actuel et le périmètre de l’utilisateur qui consulte.

Exemple : changement d’entité

Si un collaborateur change d’entité, les données liées à son ancienne entité peuvent rester rattachées à cette entité.

Selon les droits de l’utilisateur, ces informations peuvent ne plus apparaître dans les vues centrées sur la nouvelle entité. À l’inverse, un utilisateur disposant d’un périmètre couvrant l’ancienne entité peut encore y accéder si les droits le permettent.

Quel impact pour les managers et les équipes RH ?

Pour un manager ou une équipe RH, un changement d’entité ou d’espace peut modifier la liste des collaborateurs visibles et les informations consultables.

Un manager peut par exemple ne plus voir certains éléments historiques si :

le collaborateur n’est plus dans son périmètre ;
l’information appartient à un ancien espace ;
l’ancienne entité n’est pas couverte par ses droits ;
la donnée dépend d’une campagne ou d’un module auquel il n’a pas accès.

Les équipes RH disposant de droits plus larges peuvent avoir une visibilité différente selon leur profil et leur périmètre.

Que vérifier si un historique semble manquant ?

Si une donnée historique semble absente après un changement d’entité ou d’espace, vérifiez :

l’espace dans lequel la donnée a été créée ;
l’espace actuellement utilisé ;
l’ancienne entité de rattachement du collaborateur ;
la nouvelle entité de rattachement ;
le périmètre de l’utilisateur qui consulte ;
les droits associés à son profil ;
le module, la campagne ou le document concerné ;
les référentiels ou règles propres à l’espace d’origine ;
les dates ou conditions de visibilité applicables.

Si ces éléments semblent corrects mais que l’historique reste inaccessible, contactez votre administrateur ou le support quarksUp.

À retenir

Un changement d’entité ou d’espace ne signifie pas nécessairement que les données historiques d’un collaborateur sont supprimées.

Elles peuvent rester rattachées à leur contexte d’origine et devenir moins visibles depuis le nouveau contexte. Certaines informations peuvent aussi rester figées avec les valeurs disponibles au moment de leur création. Pour comprendre leur accès, vérifiez toujours l’espace, l’entité, le périmètre, le profil utilisateur, les référentiels et le module concerné.