Que faire si le login d’un candidat existe déjà dans quarksUp ?

Contexte / Problème

Lors de l'ajout d'un candidat ou d'une embauche, le message « Login déjà existant » apparaît lorsque l'adresse e-mail saisie est déjà utilisée par un autre compte dans quarksUp. Dans certains cas, ce conflit persiste alors même qu'une recherche approfondie côté utilisateur (fiches salariés, embauches annulées, espace administration, requête sur les mails, CVthèque) ne permet de retrouver aucune fiche existante utilisant cette adresse — ce qui bloque la création du candidat ou de l'embauche sans qu'aucune cause visible ne soit identifiable depuis l'interface standard.

Solution pas-à-pas

Accéder au module RECRUTEMENT > CVthèque et rechercher le candidat par nom, prénom ou adresse e-mail. Si une fiche existe déjà, l'utiliser directement plutôt que d'en créer une nouvelle.
Vérifier si l'adresse e-mail est utilisée par un collaborateur actif dans le module PEOPLE : si le candidat et le collaborateur sont la même personne (mobilité interne), utiliser la fonctionnalité « Proposition d'embauche » depuis le module Recrutement plutôt que de créer une nouvelle fiche.
Élargir la recherche aux zones moins visibles : fiches salariés (y compris inactives), embauches annulées, espace administration, et une requête sur les adresses mails enregistrées. Ces vérifications permettent d'écarter la plupart des cas de conflit visibles.
Si, malgré ces vérifications, aucune fiche correspondante n'est trouvée, il est possible que la référence en conflit provienne d'un ancien module Recrutement désactivé ou d'une donnée non visible depuis les écrans standards. Dans ce cas :
- Pour ne pas bloquer un processus urgent (ex. onboarding à lancer rapidement), il est possible de créer temporairement la fiche candidat avec une adresse e-mail fictive, en attendant la résolution du conflit par le support, puis de corriger l'adresse une fois le blocage levé.
- Contacter le support quarksUp en précisant le nom du candidat, l'adresse e-mail bloquée et le message d'erreur exact, afin qu'une recherche soit effectuée directement en base pour identifier la fiche en conflit.
Une fois la fiche en conflit identifiée par le support, statuer sur l'action à mener selon le cas : fusion de fiches, suppression d'une fiche obsolète, ou libération de l'adresse e-mail.

Notes / Avertissements

Il n'est pas possible de supprimer un candidat de la CVthèque s'il est lié à une embauche, même si le collaborateur n'est plus actif. Pour rendre un profil non visible/non contactable : supprimez son profil « Candidat » depuis l'onglet Recrutement de sa fiche collaborateur (attention, cette action ne le retire pas automatiquement de la CVthèque), puis ajoutez un commentaire dans sa fiche CVthèque pour signaler qu'il ne doit pas être recontacté.
Si votre organisation a des contraintes RGPD nécessitant une suppression complète, contactez le support en exposant le contexte : certaines suppressions nécessitent une intervention directe en base.
L'usage d'une adresse e-mail fictive temporaire est un contournement à utiliser avec précaution : elle doit impérativement être corrigée dès que possible pour éviter des notifications erronées ou des blocages ultérieurs liés à cette adresse.