Que faire si les participants ne reçoivent pas la mise à jour de convocation dans Outlook après un report de session ?
Après un report de session, le renvoi de la convocation doit mettre à jour l'agenda Outlook des participants. Si la mise à jour n'arrive pas, voici les vérifications à effectuer.
Contexte
Dans quarksUp, les convocations de session de formation peuvent être envoyées aux participants, et celles-ci génèrent une invitation Outlook (fichier .ics). Lorsqu'une session est modifiée ou reportée, renvoyer la convocation devrait mettre à jour l'agenda Outlook des participants. Si ce n'est pas le cas, voici les points à vérifier.
Comportement attendu
Lorsqu'une convocation est renvoyée après modification des dates, chaque participant doit recevoir un nouvel email avec un fichier .ics mis à jour, qui remplace l'événement précédent dans son calendrier Outlook.
Si les participants ne reçoivent pas la mise à jour
- Vérifiez le statut de la session : la session doit être au statut « Ouverte » ou « En cours » pour permettre le renvoi de convocations.
- Vérifiez que les dates ont bien été enregistrées avant le renvoi de la convocation. Tout changement non sauvegardé ne sera pas inclus dans le .ics envoyé.
- Relancez l'envoi manuellement depuis la session > onglet Stagiaires > sélectionnez les participants > Envoyer convocation.
- Vérifiez les adresses email des participants pour s'assurer que les emails arrivent à destination (filtre anti-spam, adresse bloquée...).
Note sur la mise à jour de l'agenda Outlook
Le fonctionnement de la mise à jour de l'agenda dépend du client email du destinataire. Certains clients email ne mettent pas à jour automatiquement les événements existants à la réception d'un nouveau .ics — le participant peut avoir à accepter la mise à jour manuellement.
Bon à savoir
Pour les sessions multi-jours avec le mode « détaillé par jour » activé, chaque journée génère un .ics séparé. Veillez à toutes les envoyer lors du renvoi de la convocation.