Que faire si un collaborateur ne peut pas accéder à son onboarding (profil grisé, tuile absente, formulaire bloqué) ?

Contexte / Problème

Un collaborateur en cours d'onboarding peut avoir des difficultés à valider son dossier administratif dans quarksUp. Cas fréquents : le collaborateur est grisé (lien vers la fiche inaccessible), la tuile « Intégration » n'apparaît pas, ou le collaborateur ne peut pas cocher certains éléments après validation. Un cas supplémentaire a été identifié : après réédition d'un contrat suivie d'une relance d'onboarding, le collaborateur ne parvient plus à se connecter (même après changement de mot de passe) malgré l'option « Activation du portail pour le collaborateur » bien cochée, et n'est plus retrouvé dans l'annuaire utilisateurs.

Cas 1 — Collaborateur grisé, impossible de créer son mot de passe :

1. Vérifiez que l'embauche est au statut « Validée ».
2. Attendez quelques minutes après la validation (délai de création du compte).
3. Si le profil reste grisé au-delà de 30 minutes, contactez le support en précisant le matricule.

Cas 2 — La tuile « Intégration » n'apparaît pas :

1. Vérifiez dans le module Boarding que le parcours d'onboarding est bien lancé pour ce collaborateur.
2. Vérifiez que le profil collaborateur donne bien accès à la tuile depuis la page d'accueil.
3. Si plusieurs collaborateurs sont concernés simultanément, contactez le support.

Cas 3 — Blocage sur les informations complémentaires :

1. L'administrateur doit ouvrir à nouveau le formulaire depuis le module Boarding pour redémarrer la saisie.

Cas 4 — Collaborateur absent de l'annuaire après réédition de contrat + relance d'onboarding :

1. Après toute réédition de contrat suivie d'une relance d'onboarding, vérifiez systématiquement que le collaborateur est bien présent dans l'annuaire utilisateurs.
2. Si le collaborateur est absent de l'annuaire malgré la case « Activation du portail pour le collaborateur » bien cochée, contactez le support quarksUp : ce cas suggère une désynchronisation du compte utilisateur spécifique à la combinaison réédition de contrat + relance d'onboarding (par opposition à un onboarding initial classique).

Notes / Avertissements

Une fois qu'un collaborateur a validé son dossier, certains éléments peuvent être verrouillés ; une réouverture doit être effectuée par un administrateur. Le cas 4 est particulièrement à surveiller car le symptôme (mot de passe qui ne fonctionne pas) peut masquer la cause réelle (absence dans l'annuaire), qui n'est visible qu'en vérifiant explicitement l'annuaire utilisateurs.