Que faire si un salarié n'est pas remonté dans le logiciel de paie après une action dans quarksUp ?

Contexte / Problème

Si une action réalisée dans quarksUp (embauche, mise à jour de poste, sortie) n'a pas été transmise au logiciel de paie, les causes et la démarche de diagnostic varient selon le logiciel utilisé. Deux cas concrets confirment que le fichier destiné à la paie peut manquer et nécessiter un renvoi manuel, même après validation complète de l'embauche, et qu'une prime exceptionnelle ou des données personnelles (adresse, pass navigo) peuvent ne pas remonter malgré une suppression/recréation du bulletin.

Solution pas-à-pas

Étape 1 — Vérifier le statut de l'action dans quarksUp

Embauche : statut « Validée » dans le module recrutement/embauche.
Mise à jour de poste : statut « Validé » dans l'historique des postes.
Sortie : statut « Sortie définitive » sur la fiche salarié.

Si l'action est encore dans un statut intermédiaire, la transmission vers la paie ne se déclenchera pas.

Étape 2 — Vérifier la date d'export dans le suivi des interfaces

Accédez au suivi des exports API (Administration > Interfaces > Suivi des exports, ou fiche du salarié > onglet API/Interfaces). Une date d'export vide signifie que la transmission n'a pas eu lieu ou a échoué.

Cas confirmé : fichier d'export/import paie manquant après validation d'embauche

Après validation d'une fiche d'embauche, le fichier destiné au service paie peut être manquant malgré une validation complète, nécessitant un renvoi manuel. Ce cas a été confirmé par deux signalements quasi simultanés sur un même salarié : vérifiez systématiquement, après validation d'une embauche, que le fichier d'export a bien été généré et transmis, et demandez un renvoi manuel au support en cas d'absence.

Cas confirmé : prime exceptionnelle ou données personnelles non remontées

Une prime exceptionnelle peut ne pas remonter en paie même après suppression puis recréation du bulletin ; de même, des données personnelles saisies à l'embauche (adresse, pass navigo) peuvent ne pas être transmises en paie. Dans ces cas, ne pas se limiter à recréer le bulletin : vérifiez le mapping des champs concernés côté interface et remontez au support avec le type de donnée exact non transmis.

Causes fréquentes de non-transmission

Mise à jour de poste non entièrement validée (workflow multi-valideurs).
Période de paie non ouverte côté logiciel de paie.
Changement de statut prestataire → CDI via MAJ de poste (peut nécessiter sortie puis réembauche).
Code logiciel de paie manquant sur la fiche établissement ou salarié.

Étape 3 — Contacter le support

Précisez le matricule et le nom du salarié, le type d'action et sa date, le logiciel de paie utilisé (Silae, SD Worx, CEGID, ADP, Nibelis, etc.), et une capture d'écran du suivi des exports si disponible.

Notes / Avertissements

Pour Silae spécifiquement, consultez également l'article dédié aux cas propres à l'API Silae. Un statut « exporté » ou une validation complète côté quarksUp ne garantit pas une transmission complète et fiable vers la paie : un contrôle systématique post-embauche du fichier généré et des champs transmis (y compris primes exceptionnelles et données personnelles) est recommandé.