Que faire si une référence (matricule) collaborateur est déjà utilisée ?
Si quarksUp vous indique qu'une référence est déjà prise, voici comment identifier le collaborateur concerné et choisir la bonne solution.
Contexte / Problème
Dans quarksUp, chaque salarié est identifié par une référence unique (aussi appelée matricule). Cette référence doit être unique au sein de votre base. Un cas a été signalé où le message « référence déjà utilisée » apparaît même lorsqu'aucune fiche active ni inactive ne semble correspondre visuellement à la référence recherchée.
Solution pas-à-pas
Pourquoi le message « référence déjà utilisée » apparaît‑il ?
Ce message s'affiche lorsque vous tentez de créer un collaborateur avec une référence qui existe déjà dans la base, sur un profil actif ou inactif. Les causes les plus fréquentes : un collaborateur sorti dont la fiche est toujours présente avec cette référence, une fiche créée par erreur et jamais supprimée, ou une référence réutilisée après un départ.
Comment retrouver le collaborateur porteur de cette référence ?
- Accédez au module Entreprise > Annuaire > Employés.
- Cochez l'option pour afficher les collaborateurs inactifs en plus des actifs.
- Recherchez la référence concernée dans le champ de recherche ou via les filtres disponibles.
Cas particulier : conflit sans fiche visible correspondante
Si le message « référence déjà utilisée » persiste alors qu'aucune fiche active ni inactive ne correspond visuellement à cette référence dans l'annuaire, il peut s'agir d'une fiche non visible depuis les filtres standards (par exemple une fiche archivée différemment, ou un résidu technique en base). Ne pas réutiliser une variante de la référence sans vérification : contactez le support quarksUp avec la référence exacte en conflit afin qu'une recherche soit effectuée côté back‑office.
Que faire une fois le doublon identifié ?
- Utiliser une référence différente pour le nouveau collaborateur : solution la plus simple et recommandée.
- Modifier la référence de l'ancien salarié (si votre profil vous y autorise) pour libérer la référence souhaitée.
- Contacter votre administrateur SIRH si vous n'avez pas les droits nécessaires.
Notes / Avertissements
quarksUp ne réutilise pas automatiquement les références des collaborateurs sortis. Il est déconseillé de réaffecter un ancien matricule à un nouveau salarié, car cela peut créer des incohérences dans l'historique et les exports. Lorsque le conflit ne correspond à aucune fiche visible, privilégiez toujours une nouvelle référence plutôt que d'insister sur celle en conflit, en attendant la vérification du support.