Quelle est la différence entre une entité, un espace et un périmètre ?

Qu’est-ce qu’une entité ?

Une entité représente une partie de l’organisation dans quarksUp.

Selon votre organisation, une entité peut correspondre par exemple à :

une société ;
un établissement ;
une direction ;
un service ;
une unité organisationnelle ;
une filiale ou une division.

Les entités sont organisées sous forme d’arbre organisationnel. Elles permettent notamment de rattacher les collaborateurs à une partie de l’organisation.

Par exemple, un collaborateur peut être rattaché à un établissement, une direction ou un service selon la structure définie dans votre environnement.

Qu’est-ce qu’un espace ?

Un espace est un environnement de travail dans quarksUp.

Selon le paramétrage de votre organisation, vous pouvez disposer d’un ou plusieurs espaces. Un espace peut par exemple correspondre à une société, un pays, une division ou un environnement de consultation transverse.

L’espace dans lequel vous vous trouvez peut influencer :

les modules accessibles ;
les collaborateurs visibles ;
les données consultables ;
les menus ou portails disponibles ;
les actions que vous pouvez réaliser.

Chaque espace peut aussi disposer de ses propres règles de fonctionnement, profils, droits ou référentiels. Cela signifie qu'une valeur, un menu ou une action disponible dans un espace peut ne pas l'être dans un autre.

Qu’est-ce qu’un périmètre ?

Le périmètre définit la partie de l’organisation sur laquelle les droits d’un utilisateur s’appliquent.

Il s’appuie généralement sur une ou plusieurs entités. Il permet de limiter les données visibles ou les actions possibles à une population donnée.

Par exemple :

un manager peut voir uniquement les collaborateurs rattachés à son périmètre ;
un profil RH local peut accéder uniquement à certaines entités ;
un utilisateur transverse peut avoir un périmètre plus large, selon les droits attribués.

Deux utilisateurs peuvent donc avoir le même profil, mais ne pas voir les mêmes collaborateurs si leur périmètre n’est pas le même.

Différence entre entité, espace et périmètre

Entité : À quelle partie de l’organisation appartient un collaborateur ou une donnée ? Exemple : Société, établissement, service.
Espace : Dans quel environnement de travail l’utilisateur se trouve-t-il ? Exemple : Espace d’une société, d’un pays ou d’une organisation.
Périmètre : Sur quelle partie de l’organisation l’utilisateur peut-il agir ? Exemple : Une entité, plusieurs entités ou une population donnée.

Et les référentiels dans tout ça ?

Les référentiels sont les listes de valeurs utilisées dans quarksUp pour qualifier les données : services, emplois, catégories, motifs, natures, types de documents, etc.

Ils ne remplacent pas les notions d’entité, d’espace ou de périmètre, mais ils peuvent influencer ce qu’un utilisateur voit ou peut sélectionner.

Selon votre configuration, une valeur de référentiel peut être :

commune à plusieurs espaces ;
propre à un espace donné ;
gérée par quarksUp ;
disponible dans un module, mais pas dans un autre contexte.

Comment ces notions fonctionnent ensemble ?

Les accès dans quarksUp dépendent souvent de la combinaison entre :

le profil utilisateur ;
l’espace utilisé ;
le périmètre attribué ;
le rattachement organisationnel des collaborateurs ;
les référentiels disponibles dans l’espace ;
les droits configurés pour le profil.

Un utilisateur peut donc avoir les bons droits dans son profil, mais ne pas voir certaines données si :

il n’est pas dans le bon espace ;
son périmètre ne couvre pas les entités concernées ;
le collaborateur recherché n’est pas rattaché à l’entité attendue ;
la valeur ou le référentiel attendu n’est pas disponible dans cet espace ;
la valeur existe, mais n’est pas proposée dans le module, formulaire ou filtre utilisé ;
le menu, portail ou document est publié dans un autre contexte.

Exemple

Une organisation contient plusieurs établissements : Paris, Lyon et Nantes.

Un utilisateur RH dispose d’un profil RH avec un périmètre limité à l’établissement Paris.

Dans ce cas, il peut consulter les collaborateurs rattachés à Paris, mais ne verra pas nécessairement ceux de Lyon ou Nantes, même si son profil RH donne accès au module concerné.

Si ce même utilisateur change d’espace ou reçoit un périmètre plus large, les collaborateurs visibles peuvent être différents.

Que vérifier en cas de problème de visibilité ?

l’espace dans lequel l’utilisateur se trouve ;
le profil actuellement utilisé ;
le périmètre attribué à ce profil ;
les entités couvertes par ce périmètre ;
le rattachement organisationnel du collaborateur ou de la donnée recherchée ;
les référentiels ou valeurs disponibles dans l’espace concerné ;
si la valeur recherchée est commune, propre à l’espace ou disponible dans le module utilisé ;
les droits configurés dans la vue de droits du profil ;
le groupe de profils ciblé si l’accès dépend d’un menu, d’un portail, d’un document ou d’un workflow.

À retenir

Une entité représente une partie de l’organisation. Un espace correspond à un environnement de travail. Un périmètre définit sur quelles entités un utilisateur peut consulter des données ou réaliser des actions.

Pour comprendre les accès d’un utilisateur dans quarksUp, vérifiez toujours la cohérence entre son profil, son espace, son périmètre, les référentiels disponibles et le rattachement organisationnel des collaborateurs concernés.