Quels sont les processus d’envoi et de suivi des statuts de la DPAE ?
Lancement de la DPAE depuis l'écran Embauche
La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) s'initialise à partir de l’écran Embauche de quarksUp. Pour lancer la procédure, l'utilisateur doit choisir le collaborateur pour lequel il souhaite effectuer la déclaration.
Pour que la DPAE soit valide dans quarksUp, le collaborateur sélectionné doit être actif. De plus, sa date de début de contrat doit être égale ou supérieure à la date du jour. Il est important de noter que pour une validation par l’Urssaf, la déclaration doit impérativement être effectuée dans les 8 jours précédant la date de début de contrat.
L'envoi effectif s'effectue en cliquant sur le menu des actions possibles (représenté par «...») associé au collaborateur, puis en sélectionnant l'option « Envoyer en DPAE ».
Suivi des statuts et retours de l'API Urssaf
L’écran Déclaration préalable à l’embauche de quarksUp permet de suivre l'avancement de toutes les DPAE réalisées. Le suivi s'appuie sur les statuts renvoyés par l’API Urssaf, utilisant un code couleur visuel : le vert indique que l'action est réalisée, tandis que le rouge signale un échec ou une action non réalisée.
Les trois statuts principaux de suivi dans l'interface quarksUp sont :
- Dépôt : Confirme que l'envoi des données vers l'Urssaf a été effectué.
- Conforme : Notifie si l'Urssaf dispose de toutes les informations nécessaires au traitement de la DPAE.
- Validé : Indique que la DPAE est officiellement validée par l'Urssaf.
La validation par l'Urssaf n'étant pas instantanée, il est généralement nécessaire de rafraîchir la page quelques dizaines de secondes après la soumission pour voir apparaître le statut mis à jour. Cet écran permet également de renvoyer la DPAE si nécessaire.
Informations obligatoires sur la fiche collaborateur
Pour garantir le bon fonctionnement de l'envoi DPAE, plusieurs informations critiques doivent obligatoirement être renseignées dans la fiche collaborateur quarksUp :
- Nom et prénoms
- Date de début et heure de début (renseignées au niveau du contrat)
- Ville et département de naissance
- Numéro de sécurité sociale
L'absence de l'un de ces éléments empêchera la validation correcte du dossier par les services de l'Urssaf.