Qu’est-ce qu’un profil utilisateur dans quarksUp ?

Définition d'un profil utilisateur

Dans quarksUp, un profil utilisateur détermine ce qu'une personne peut voir et faire dans la plateforme. Il permet d'adapter les accès, les fonctionnalités disponibles et les actions autorisées selon les responsabilités de chaque utilisateur.

Un profil s'applique dans un contexte précis, notamment selon l'espace concerné, le périmètre attribué et le rattachement organisationnel des collaborateurs ou données consultés. Cela permet de donner accès uniquement aux données et fonctionnalités utiles à la mission de l'utilisateur.

Dans quarksUp, le terme profil est à privilégier pour parler des droits d'accès. Il peut parfois être appelé "rôle", mais "profil" décrit plus précisément la configuration appliquée à un utilisateur.

À quoi sert un profil utilisateur ?

Un profil utilisateur sert principalement à gérer les droits d'accès. Il peut définir, selon le paramétrage réalisé :

les modules ou fonctionnalités visibles ;
les données accessibles ;
les actions possibles, comme consulter, modifier, créer ou supprimer des informations ;
les boutons, menus, portails ou documents disponibles pour l'utilisateur ;
le périmètre organisationnel sur lequel ces droits s'appliquent.

Par exemple, un collaborateur peut accéder aux informations qui le concernent, tandis qu'un manager peut disposer d'actions liées au suivi de son équipe. Un profil RH peut quant à lui donner accès à des fonctionnalités plus larges selon les besoins de l'organisation.

Les grandes familles de profils

quarksUp peut utiliser plusieurs types de profils.

Les profils système

Certaines profils sont attribués automatiquement par la plateforme selon la situation de l'utilisateur. C'est par exemple le cas d'un profil collaborateur, manager ou intervenant lorsque les conditions correspondantes sont remplies dans l'organisation.

Les profils personnalisés

Des profils personnalisés peuvent être créés pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise : RH, gestionnaire formation, responsable paie, administrateur local, référent métier, etc.

Ces profils permettent d'adapter finement les accès selon les missions confiées aux utilisateurs.

Le profil Admin

Le profil Admin donne accès à des fonctions d'administration plus sensibles. Il doit être attribué avec précaution et uniquement aux personnes qui ont besoin d'intervenir sur la configuration ou la gestion avancée de la plateforme.

Profil, espace, périmètre et entités

Un profil ne donne pas nécessairement les mêmes droits partout. Dans quarksUp, il peut être associé à :

un espace : l'environnement ou le contexte dans lequel le profil s'applique ;
un périmètre : les entités ou sous‑entités sur lesquelles l'utilisateur peut agir ;
des dates de validité : une date de début et, si nécessaire, une date de fin.

Un profil est donc toujours à comprendre dans un contexte : il ne suffit pas de savoir quel profil est attribué à l'utilisateur, il faut aussi savoir dans quel espace il est attribué et sur quel périmètre il s'applique.

Les entités représentent la structure de l'organisation : société, établissement, direction, service, unité organisationnelle, etc. Le périmètre d'un profil s'appuie sur ces entités pour déterminer les collaborateurs ou données visibles.

Le périmètre est important : il limite l'application du profil à une partie de l'organisation. Si un utilisateur ne voit pas certaines données ou certaines actions, il peut donc être utile de vérifier le profil utilisé, l'espace concerné, le périmètre attribué et le rattachement organisationnel des collaborateurs concernés.

Un même utilisateur peut aussi disposer de profils différents selon les espaces. Par exemple, une personne peut avoir des droits étendus dans un espace et des droits plus limités dans un autre.

Profil et référentiels

Les référentiels sont les listes de valeurs utilisées dans quarksUp pour qualifier les données : services, emplois, catégories, motifs, natures, types de documents, etc.

Ils ne définissent pas directement les droits d'un utilisateur, mais ils peuvent influencer ce que l'utilisateur voit ou peut sélectionner dans un module, un formulaire ou une liste.

Selon votre configuration, certaines valeurs peuvent être communes à plusieurs espaces, propres à un espace ou gérées par quarksUp. Un utilisateur peut donc disposer du bon profil, mais ne pas voir une valeur attendue si elle n'est pas disponible dans l'espace, le module ou le contexte utilisé.

Profils et vues de droits

Les droits associés à un profil reposent sur des vues de droits. Une vue de droits définit les opérations autorisées pour une fonctionnalité donnée : consultation, modification, suppression, accès à certains groupes de colonnes, etc.

Une vue peut être associée à un profil pour appliquer ces droits aux utilisateurs concernés.

Avant de modifier une vue de droits, vérifiez les profils qui l'utilisent. Si plusieurs profils partagent la même vue, une modification peut avoir un impact sur tous ces profils.

Profils et groupes de profils

Un groupe de profils rassemble plusieurs profils sous un même ensemble. Il permet de simplifier certains paramétrages, notamment pour :

publier un document, un menu ou un portail à plusieurs profils ;
définir les personnes concernées par certaines règles ou certains workflows ;
gérer plus facilement des accès similaires.

Par exemple, un groupe de profils peut réunir plusieurs profils RH, ou regrouper les profils collaborateurs de différents espaces.

Pourquoi un utilisateur ne voit‑il pas une fonctionnalité ?

Si un utilisateur ne voit pas un bouton, un menu, un document ou une fonctionnalité, plusieurs éléments peuvent être vérifiés :

le profil actuellement utilisé ;
l'espace dans lequel l'utilisateur se trouve ;
le périmètre attribué à ce profil ;
le rattachement organisationnel du collaborateur ou de la population concernée ;
les droits configurés dans la vue associée au profil ;
l'appartenance du profil au bon groupe de profils ;
la publication du menu, du portail ou du document auprès du groupe concerné ;
les référentiels ou valeurs disponibles dans l'espace utilisé, lorsque la fonctionnalité dépend d'une liste de valeurs ;
le module, le formulaire ou le contexte dans lequel la valeur ou l'action est attendue.

Pour tester les droits d'un profil, utilisez un compte représentatif du profil concerné. Un compte Admin peut afficher davantage d'options et ne reflète pas toujours l'expérience réelle des utilisateurs.

À retenir

Un profil utilisateur est l'un des éléments clés de la gestion des accès dans quarksUp. Il détermine les fonctionnalités disponibles, les données visibles et les actions autorisées, en tenant compte de l'espace, du périmètre attribué et des référentiels disponibles.

Pour bien comprendre les accès d'un utilisateur, il faut donc toujours vérifier ces éléments : son profil, son espace, son périmètre, les entités ou collaborateurs concernés, les droits associés et, lorsque c'est pertinent, les référentiels disponibles dans cet espace et dans le contexte utilisé.