Comment archiver ou désactiver une entité qui n'a plus d'employés sans perdre les données historiques ?
Une entité de l'organigramme sans employés actifs doit pouvoir être masquée sans suppression ni perte des données historiques.
Problème
Une entité de la structure organisationnelle n'a plus d'employés actifs, mais doit être conservée pour préserver les données historiques (paie, entretiens, formations, etc.). Il faut pouvoir la « masquer » sans la supprimer définitivement.
Cause(s)
quarksUp ne dispose pas toujours d'une fonction « Archivage » dédiée pour les entités. La suppression d'une entité est irréversible et peut entraîner la perte des données historiques associées. Les options pour désactiver sans supprimer dépendent de la configuration de l'espace.
Solution(s)
- Depuis l'espace Admin, accédez à Paramétrage > Entités / Structure organisationnelle.
- Vérifiez si une option « Désactiver » ou « Archiver » est disponible sur la fiche de l'entité : si oui, activez-la pour la retirer des vues actives tout en conservant les données.
- Si l'option n'est pas disponible, une solution alternative consiste à créer une zone « Archives » dans la structure organisationnelle et d'y déplacer les entités inactives pour les isoler visuellement.
- Ne supprimez jamais une entité ayant des données historiques (salariés sortis, paie, formations) sans avoir exporté ces données au préalable.
En résumé
Pour désactiver une entité sans perte de données, cherchez d'abord l'option « Désactiver » dans le paramétrage. En l'absence de cette option, créez une zone « Archives » dans votre structure organisationnelle pour y regrouper les entités inactives.