Configurer une nature d'absence

Avant-propos

La configuration d'une nature d'absence, qu'elle ouvre droits à congés ou non, nécessite d'être publiée pour être utilisable par les collaborateurs désignés.

La configuration d'une nature d'absence se déroule en deux étapes, détaillées dans les paragraphes ci-dessous, à savoir :

Définir les caractéristiques de la nature d'absence
Publier la nature d'absence

Configurer une nature d'absence

Définir les caractéristiques de la nature d'absence

Pour définir les caractéristiques de la nature d'absence :

À partir de la page d’accueil quarksUp, déroulez le menu Administration et cliquez sur Clients > Référentiels.
Dans le champ Référentiel, saisissez "Nature d'absence" puis sélectionnez le référentiel Absences > Nature d'absence et cliquez sur le bouton Ok.
Cliquez sur le bouton Ajouter et renseignez les champs de la boîte de dialogue en vous aidant des informations suivantes :

Référence : Référence de la nature d'absence. Valeur attendue : Donnée numérique correspondant à la référence de la nature d'absence. Ce champ doit être renseigné obligatoirement.

Libellé : Libellé de la nature d'absence. Ce champ doit être renseigné obligatoirement.

Pour configurer une nature d'absence de type congé payé, renseignez les champs de la boîte de dialogue en vous aidant des informations suivantes :

Code planning : Libellé du code de la nature d'absence. Le code planning peut être affiché dans les plannings d'absence ainsi que dans les demandes d'absences pour la nature d'absence concernée, en fonction des paramètres définis dans la gestion des droits.

Couleur : Code hexadécimal de la couleur associée à la nature d'absence. La couleur peut être affichée dans les plannings d'absences ainsi que dans les demandes d'absences pour la nature d'absence concernée, en fonction des paramètres définis dans la gestion des droits.

Ouvre-droit : Si coché, la nature d'absence donne périodiquement droit au salarié à un nombre de congés légaux ou conventionnels, non événementiels et disponibles sur une période de référence donnée. : Cette option ne doit pas être cochée dans le cas de la configuration d'un congé exceptionnel légal ouvrant droits à congés.

Code export : Code associé à la nature d'absence et destiné à l'export des données pour la paye. Ce champ doit être renseigné dans le cas où l'administrateur procède à un export mensuel des demandes d'absences validées vers une solution de gestion des paies prenant en charge le format standard SAGE100.

Type d'export : Type d'export associé à la nature d'absence et destiné à l'export des données pour la paye. Ce champ doit être renseigné dans le cas où l'administrateur procède à un export mensuel des demandes d'absences validées vers une solution de gestion des paies prenant en charge le format standard SAGE100.

Collectif : Si cochée, la nature d'absence peut être sélectionnée par les ayants-droits, dans le cadre d'un congé imposé à un groupe de salariés.

Compteur d'absence : Si coché, la nature d'absence est considérée comme de l'absentéisme au vu des indicateurs RH.

Type d'absence : Type d'absence associé à la nature d'absence.

Lorsque l'option Formation a été sélectionnée, précisez le Dispositif de formation associé à l'aide de la liste déroulante.

Actif : Si coché, la nature d'absence peut être rattachée à une convention pour une ou plusieurs périodes de références.

Interdire le dépassement : Si activé, un salarié n'est pas autorisé à détenir un solde négatif sur le compteur d'absence associé à la nature d'absence.

Ignorer les jours non-travaillés : Si cochée, la période d'absence n'inclut pas les jours habituellement non travaillés dans la demande d'absence.

Pour configurer une nature d'absence de longue durée nécessitant un suivi médical :

Visites médicales : Si cochée, l'option indique que la nature d'absence nécessite une visite médicale de reprise.

Lorsque l'option Visites médicales est sélectionnée, le champ Type de visite médicale doit être renseigné.

Type de visite médicale : Nature de la visite médicale. Ce champ doit être renseigné uniquement lorsque l'option Visites médicales a été sélectionnée pour la nature d'absence.

Délai en jours : Délai légal applicable entre la fin de l'absence et la visite médicale. Ce délai est exprimé en jours.

Publier la nature d'absence

Pour publier la nature d'absence nouvellement configurée :

Dans le tableau des natures d'absence, sélectionnez la nature d'absence qui doit être ouverte à l'aide de la case à cocher
Cliquez sur Publier.
Dans la liste des groupes de rôles, sélectionnez les groupes de rôles auxquels la nature d'absence doit être ouverte à l'aide des cases à cocher. Si aucun groupe de rôle n'est sélectionné, la nature d'absence sera publiée à l'ensemble des groupes de rôles.
Cliquez sur Enregistrer.
Dans la boîte de dialogue, accédez au tableau des entités et cliquez sur Ajouter.
Développez l'arborescence des entités et sélectionnez les entités auxquelles la nature d'absence doit être ouverte à l'aide des cases à cocher. Si aucune entité n'est sélectionnée, la nature d'absence sera ouverte à l'ensemble des entités du Groupe. Le bouton Tout développer permet de développer entièrement l'arborescence des entités. Le bouton Tout réduire permet de réduire l'arborescence des entités au premier niveau.
Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Enregistrer.

Si la nature d'absence ouvre droits à congés, une fois la configuration terminée, vous devez procéder à la configuration des périodes de références relatives à la nature d'absence. Pour mettre à jour les droits des employés, référez-vous à la section Mettre à jour les droits collaborateurs.

Modifier une nature d'absence

Pour modifier une nature d'absence :

À partir de la page d’accueil quarksUp, déroulez le menu Administration et cliquez sur Clients > Référentiels.
Dans le champ Référentiel, saisissez "Nature d'absence" puis sélectionnez le référentiel Absences > Nature d'absence et cliquez sur le bouton Ok.
Dans le tableau des natures d'absences, cliquez sur le bouton Modifier correspondant à la nature d'absence dont vous souhaitez modifier les caractéristiques.
Effectuez les modifications souhaitées à l'aide des champs de la boîte de dialogue.
Cliquez sur Enregistrer.

Une nature d'absence ne doit pas être modifiée dès lors que la période d'absence a fait l'objet d'une mise à jour des droits. Les modifications ne pourront pas être impactées sur les comptes de congés sur lesquels elle a été ajoutée.

Supprimer une nature d'absence

Pour supprimer une période d'absence :

À partir de la page d’accueil quarksUp, déroulez le menu Administration et cliquez sur Clients > Référentiels.
Dans le champ Référentiel, saisissez "Nature d'absence" puis sélectionnez le référentiel Absences > Nature d'absence et cliquez sur le bouton Ok.
Dans le tableau des natures d'absences, cliquez sur le bouton Supprimer correspondant à la nature d'absence que vous souhaitez supprimer. La nature d'absence est supprimée.

Une nature d'absence ne doit pas être supprimée dès lors que celle-ci a fait l'objet d'une mise à jour des droits. La mise à jour des droits est irréversible.

Que dois-je faire si...

...la nature d'absence n'est pas disponible lorsqu'un collaborateur effectue une demande d'absence ?

Si la nature d'absence n'est pas disponible pour un collaborateur, vérifiez les points suivants :

la nature d'absence a été publiée pour le groupe de rôle auquel le collaborateur est rattaché
- si la nature d'absence n'a été publiée pour aucun groupe de rôle, elle sera visible de l'ensemble des collaborateurs des entités sélectionnées.
- si la nature d'absence a été publiée pour un ou plusieurs groupes de rôle, elle sera visible des groupes de rôles sélectionnés pour les entités sélectionnées.
la nature d'absence a été publiée pour l'entité à laquelle le collaborateur a été rattaché
- si la nature d'absence n'a été publiée pour aucune entité, elle sera visible des groupes de rôles sélectionnés pour l'ensemble des entités du Groupe.
- si la nature d'absence a été publiée pour une ou plusieurs entités, elle sera visible des groupes de rôles sélectionnés pour les entités sélectionnées.
lorsque la nature d'absence ouvre droits à congés :
- la nature d'absence a été configurée comme ouvrant droits à congés
- la nature d'absence a été déclarée sur la convention à laquelle le collaborateur est rattaché
- les droits du collaborateur ont été mis à jour pour la nature d'absence (mise à jour en masse ou individuelle)
- le collaborateur s'est vu rattaché à la convention sur laquelle la nature d'absence a été déclarée depuis sa fiche Employé