J’ai beaucoup d’entretiens non finalisés. Comment je fais pour relancer les managers et les collaborateurs en masse ? Est-ce qu’il y a une action en masse pour terminer les entretiens ?

Contexte :

Dans quel cas l’entreprise peut-elle avoir des entretiens non finalisés ?

Il existe deux cas de figure :

1. Un collaborateur inscrit dans une campagne mais qui a quitté l’entreprise avant de réaliser l’entretien
2. Un formulaire d’entretien non signé par le collaborateur ou par le responsable d'entretien

Si dans les formulaires d'entretien le module spécifique Signature a été utilisé, alors ce n'est que le Collaborateur dont c'est l'entretien qui peut valider la signature qui lui est destinée et c'est le même cas pour le responsable d'entretien, c'est donc que le responsable d'entretien qui est responsable de l'entretien en question qui peut valider la signature qui lui est destinée.

Dans un cas particulier, en se servant de l'option Déclencher la signature employé, que l'employé peut signer depuis la session de connexion à l'application de son responsable d'entretien; dans tous les autres cas de figure on ne peut pas signer à la place du collaborateur ou du responsable d'entretien.

Les responsables RH se retrouvent donc souvent en fin de période de campagne à devoir relancer les collaborateurs/managers pour qu'ils finalisent les entretiens: que ce soit pour leur demander une signature ou pour le remplissage du formulaire entier, s'ils ont pris du retard.

Quels sont les options pour relancer les utilisateurs à finaliser leurs entretien?

Dans le(s) Workflow(s) des campagnes concerné:

1. soit prévoir une action, appelons-la Relancer, qui ne ferait pas bouger le statut de l'entretien, mais permettrait qu'on lui rattache un modèle de mail
2. soit construire un modèle de mail en destination des profils utilisateurs visés (employé/manager/responsable d'entretien) sur l'objet de fusion Entretiens sans l'associer à une action du workflow; ce modèle de mail serait disponible dans la liste des modèles de mails à utiliser depuis l'écran de suivi des entretiens du Responsable RH

Est‑ce qu’il y a une action en masse pour terminer les entretiens ?

On peut également prendre la décision de ne pas tenir compte de la signature et de finaliser les entretiens en les terminant en masse afin de pouvoir exploiter les données saisies dans des rapports / présentations / ou dans un bilan.

Pour répondre donc à la question, il n'y en a pas, de base, car les entretiens non‑finalisés peuvent être dans de différents statuts, alors que les actions dans le workflow se définissent comme faisant le passage d'un statut à l'autre. On peut en revanche les construire. Prenons une action, appelons la, Bypasser et terminer. On va devoir définir les passages qu'elle est capable de faire pour terminer les entretiens.

1. de Visa collaborateur à Terminé
2. de Visa manager à Terminé
3. de En cours à Terminé etc.

Pour que cette action puisse remplir son rôle, on va devoir s'assurer que l'utilisateur qui va faire ces actions n'est pas bloqué pour son profil par des champs obligatoires à remplir sur l'entretien (comme par exemple les signatures qui sont obligatoires). Pour une campagne en cours de déroulement cette opération de retirer le caractère obligatoire aux entretiens est possible uniquement en faisant la demande auprès d'un Customer Care Consultant.

Il est possible de réaliser cette action de mise à jour en masse uniquement en la lançant statut par statut (d'abord qu'à partir des statuts en cours, ensuite visa collaborateur, ensuite visa manager, etc.)

Toujours afin de lancer l'action, il faut sélectionner des entretiens qui sont se trouvent sur le même workflow.

Précision :

Il est possible de réaliser cette action de mise à jour en masse uniquement en la lançant statut par statut (d'abord qu'à partir des statuts en cours, ensuite visa collaborateur, ensuite visa manager, etc.)