Que faire quand une référence (matricule) salarié est déjà utilisée lors d'une création ?
Si quarksUp signale qu'un matricule est déjà utilisé, c'est qu'une fiche existe déjà pour cet identifiant, même si le collaborateur est inactif ou archivé.
Contexte
Lorsqu'un collaborateur ou un administrateur tente de créer un employé et que le système signale que la référence est déjà utilisée, cela signifie qu'un profil avec ce matricule existe déjà dans quarksUp, que le collaborateur soit actif, inactif ou archivé.
Pourquoi ce message apparaît‑il ?
quarksUp utilise le matricule (référence employé) comme identifiant unique. Un même matricule ne peut être attribué qu'à une seule fiche, même si le collaborateur concerné est sorti ou désactivé.
Comment retrouver le profil existant ?
- Accédez au module Annuaire > Employés.
- Activez l'affichage des collaborateurs inactifs (case à cocher ou filtre selon votre interface).
- Recherchez par matricule. Si la fiche est archivée ou désactivée, elle apparaît avec un statut spécifique (inactif, sorti, etc.).
Vous pouvez également passer par Rapports > Données incohérentes ou contacter le support en précisant le matricule concerné.
Que faire ensuite ?
- La fiche existante correspond au même collaborateur (réembauche) : Réactivez la fiche existante plutôt que d'en créer une nouvelle.
- La fiche existante appartient à un ancien collaborateur désactivé : Utilisez un matricule différent pour le nouveau collaborateur.
- La fiche est vide ou est un doublon sans données utiles : Contactez le support quarksUp pour suppression.
Bon à savoir
La duplication de matricule est fréquente lorsque des collaborateurs sont transférés d'une société à l'autre ou lorsqu'un import (ETL) réutilise par erreur un ancien identifiant. Avant tout nouvel import ou création manuelle, vérifiez l'unicité du matricule dans l'ensemble de la base, profils actifs et inactifs confondus.